8 Belegarten: wie der Beleg aussieht, welche Felder wir erfassen – mit Sekunden je Beleg, Prüfstufe und Richtpreis

Wie ordnet man einen Stapel der richtigen Belegart zu?

Wie ordnet man den eigenen Stapel einer Belegart zu? Entscheidend ist nicht, wie der Beleg heißt, sondern was auf ihm steht. Eine Karte mit Anschrift und zwei Kreuzen ist eine Antwortkarte, auch wenn sie im Haus Coupon heißt. Stehen Artikelnummern und Mengen darauf, gilt sie als Bestellschein, weil ein falsch übertragenes Zeichen eine falsche Lieferung auslöst. Hat der Bogen mehr als zwanzig Fragen mit Skalen, rechnen wir ihn als Fragebogen je Stück und nicht je Feld.

Warum hängt der Preis so stark an der Belegart? Weil die Zeit am Bildschirm fast vollständig von drei Dingen abhängt: Anzahl der Felder, Anteil der Handschrift und Zahl der Regeln für Sonderfälle. Eine gedruckte Visitenkarte liegt bei rund 40 Sekunden, ein handschriftlicher Mitgliedsantrag eher bei 1,9 Minuten. Jede Handschrift verlängert die Erfassung auf ihrem Anteil um 50 %; im Erfassungsrechner sehen Sie das für Ihre eigene Menge. Den festen Preis je Datensatz legen wir erst nach dem Muster mit 50–100 Datensätzen fest (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).

Welche Prüfstufe gehört zu welcher Belegart? Für Belege, bei denen ein Tippfehler nur eine Zeile betrifft, genügt die Stichprobe von 10 % durch eine zweite Person. Wo ein vertauschtes Zeichen Folgen hat – Artikelnummern, Mengen, Mitgliedsarten, Beiträge –, empfehlen wir die Doppelerfassung mit Abgleich (+90 % Erfassungszeit). Auf jeder Unterseite steht, welche Stufe wir für diese Belegart vorschlagen und warum.

Und wenn der eigene Beleg in keine Schublade passt? Dann schicken Sie uns fünf bis zehn anonymisierte Beispiele. Wir zählen die Felder, schätzen die Sekunden und schreiben einen Entwurf der Feldvorgabe; das Angebot kommt innerhalb von 24 Stunden. Mischbestände aus mehreren Belegarten sind üblich und werden als getrennte Chargen mit eigener Preiszeile geführt.