Daten erfassen lassen – Textverarbeitung und Datenerfassung in Tschechien für Unternehmen aus Deutschland und Österreich

Hinter beiden Seiten steht dasselbe Unternehmen. datenerfassen-lassen.de ist die Spezialseite für Textverarbeitung und Datenerfassung von APOOL WERKE (apool.de): Hier finden Sie Belegarten, Feldvorgabe, Prüfstufen, Preise je Datensatz und den Erfassungsrechner. Auf apool.de erscheint dieselbe Leistung als eine von vielen im Lettershop-Bereich – Textverarbeitung und Datenerfassung auf apool.de – neben Verpackung, Montage, Lager und Transport. Anfrage, Angebot und Rechnung laufen über APOOL WERKE, s.r.o. und über dieselbe deutschsprachige Kundenbetreuung.

In der Regel Sie – mit unserer Vorlage und unseren Rückfragen. Sie kennen Ihr Zielsystem und wissen, welche Spalten, Formate und Codes die Datei braucht. Wir schicken Ihnen ein Raster mit Feld, Format und Regel für Sonderfälle und gehen Ihren Entwurf an den Beispielbelegen durch: Wo fehlt eine Regel für zwei Kreuze, ein leeres Pflichtfeld oder einen Doppelnamen? Offene Punkte klären wir vor dem Muster, nicht mitten in der Erfassung. Wie eine vollständige Vorgabe aussieht, zeigt der Ratgeber Feldvorgabe schreiben; den Begriff erklärt das Lexikon.

Sie werden gekennzeichnet, nicht ergänzt. Unleserliche Felder kennzeichnen wir statt zu raten – sie stehen in einer eigenen Fehlerliste zur Datei, damit Sie die Belege gezielt nachsehen können. In der Datei bleibt das Feld leer oder trägt die vereinbarte Kennzeichnung, etwa „U“; einzelne unleserliche Wörter im Freitext erscheinen als [?]. Auch eine Postleitzahl mit nur vier Ziffern oder eine E-Mail ohne @-Zeichen vervollständigen wir weder aus dem Gedächtnis noch aus dem Internet. Den Anteil gekennzeichneter Felder melden wir täglich je Charge – so sehen Sie früh, ob ein Stapel besonders schwer lesbar ist.

Über den Übertragungsweg, den Sie bereitstellen. Belege mit personenbezogenen Daten bitte nicht über das Formular und Scans nicht unverschlüsselt senden – den Übertragungsweg (SFTP, Kundenportal oder passwortgeschütztes Archiv, von Ihnen bereitgestellt) vereinbaren wir mit dem AV-Vertrag. Die Ergebnisdatei kommt als Excel, CSV oder Ihre Vorlage, je Charge oder gesamt, immer zusammen mit der Fehlerliste. An den Arbeitsplätzen gibt es keine Wechseldatenträger, jede Person arbeitet mit einem eigenen Benutzerkonto, und nur benannte Personen sehen Ihre Daten. Die Grundlage bildet der AV-Vertrag, den wir vor der ersten Übergabe schließen; Einzelheiten zu Vertrag und Schutzmaßnahmen stehen ausführlich im Datenschutz-Ratgeber auf apool.de.

Wir erfassen 50–100 Datensätze aus Ihren echten Belegen oder Scans, in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans. Dabei messen wir die Sekunden je Datensatz, notieren jede Rückfrage zur Feldvorgabe und schicken Ihnen die Musterdatei mit Fehlerliste zur Freigabe. Sie prüfen Spalten, Formate und Sonderfälle direkt in Ihrem Zielsystem. Aus der gemessenen Zeit entsteht der feste Preis je Datensatz, der für die ganze Menge gilt, solange Belegart und Vorgabe gleich bleiben. Ändert sich die Vorgabe nach der Freigabe, erfassen wir ein kurzes neues Muster, bevor es weitergeht.

Unser Zielwert: weniger als 0,5 % falsch erfasste Felder bei gedruckten Vorlagen und weniger als 2 % bei Handschrift, gemessen in der Stichprobe gegen den Originalbeleg. Wir versprechen keine Fehlerquote und keinen Termin als Garantie, sondern einen nachvollziehbaren Prozess: Muster mit Freigabe, Vier-Augen-Prüfung, Fehlerliste zur Datei und Löschbestätigung. Die tatsächliche Quote jeder Charge steht in der täglichen Meldung. Gekennzeichnete unleserliche Felder zählen nicht als Fehler, sondern werden getrennt ausgewiesen. Wo einzelne Felder besonders heikel sind, etwa Artikelnummern oder Mengen, empfehlen wir die Doppelerfassung mit 90 % mehr Erfassungszeit.

Für 20.000 Karten mit Anschrift und bis zu drei Feldern, überwiegend von Hand ausgefüllt, rechnen wir mit rund 467 Arbeitsstunden gesamt für Erfassung und Stichprobe. Grundlage sind 60 Sekunden je Karte und ein Aufschlag für einen Handschriftanteil von 80 %, zusammen etwa 84 Sekunden. Wie viele Kalendertage daraus werden, hängt von der Planung und davon ab, ob der Rücklauf in Wellen kommt; den Termin nennen wir nach dem Muster, weil erst dort die tatsächlichen Sekunden feststehen. Die Kosten lägen bei rund 7.700 € netto, also 38,5 ct je Karte (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).