Daten erfassen lassen in Tschechien: manuelle Datenerfassung aus Papierbelegen und Scans nach Ihrer Feldvorgabe

Was gehört zur Datenerfassung bei APOOL WERKE – und was nicht?

Zur Datenerfassung gehört alles, was von einem Beleg oder Bild in eine Tabelle oder ein Dokument übertragen werden muss, ohne dass eine Maschine es zuverlässig lesen kann. Typische Aufträge sind der Rücklauf aus Aktionen mit Antwort-, Gewinnspiel- und Bestellkarten, Papierfragebögen aus Studien und Mitgliederbefragungen, Stapel von Visitenkarten nach einer Messe, handschriftliche Anmeldungen und Mitgliedsanträge, Garantie- und Registrierungskarten sowie Katalogseiten, aus denen eine Importvorlage für einen Shop entstehen soll.

Daneben übernehmen wir vier verwandte Schreibarbeiten: Adressen erfassen und mehrere Listen zusammenführen (Karteikarten, Excel-Dateien, PDF und Messelisten in ein gemeinsames Format, doppelte Einträge gekennzeichnet), Produktdaten aus Katalogen und Datenblättern, Texte abtippen und Dokumente formatieren sowie Internetrecherche nach Firmenadressen. Den Überblick über alle sieben Leistungen finden Sie unter Leistungen, die Grundform unter Textverarbeitung und Datenerfassung.

Nicht dazu gehören Arbeiten vor oder nach der Datei. Adressdatei fürs Mailing aufbereiten, Portooptimierung, Kuvertieren und Warensendungen übernimmt APOOL WERKE auf apool.de; hier geht es nur um das Erfassen selbst. Ebenso wenig werten wir Ihre Daten inhaltlich aus: Wir liefern die Rohdaten sauber und nachvollziehbar, die Analyse bleibt bei Ihnen oder Ihrem Institut.

Welche Belegart haben Sie – und wie wirkt sie sich auf Zeit und Preis aus?

Die Belegart entscheidet über die Sekunden je Datensatz und damit über den Preis. Ein gedruckter Beleg mit klarer Struktur geht schnell, eine Karte in Eile ausgefüllter Handschrift braucht spürbar länger, und ein Fragebogen mit dreißig Kreuzen ist eine andere Aufgabe als eine einzelne Anschrift. Unsere Voreinstellungen 2026 für den ersten Überschlag:

• Antwortkarte: rund 60 Sekunden ohne Handschrift, mit typischem Handschriftanteil etwa 84 Sekunden – 20 ct – 90 ct je Datensatz.
• Gewinnspiel- und Teilnahmekarte: etwa 1,6 Minuten bei fast durchgehender Handschrift – 45 ct – 90 ct je Datensatz.
• Bestellschein und Bestellkarte: rund 1,5 Minuten für Kundennummer, Anschrift und Positionen – 45 ct – 90 ct je Datensatz, Doppelerfassung empfohlen.
• Fragebogen: etwa 2,5 Minuten für 20 bis 40 Felder – 90 ct – 2,50 € je Fragebogen.
• Visitenkarte: rund 40 Sekunden, weil jede Karte anders aufgebaut ist – 20 ct – 45 ct je Datensatz.
• Anmeldeformular und Mitgliedsantrag: etwa 1,9 Minuten mit handschriftlichen Pflichtfeldern – 45 ct – 90 ct je Datensatz.
• Katalogseite und Datenblatt: rund 2 Minuten je Artikelzeile mit etwa zehn Attributen – 45 ct – 90 ct je Artikeldatensatz.
• Typoskript und Altbestand: rund 14 Minuten je Normseite mit 1.800 Zeichen – 1,50 € – 4,00 € je Normseite.

Alle Werte sind Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster. Wenn Ihr Beleg zwischen zwei Arten liegt, rechnen wir mit der näheren und korrigieren nach dem Muster. Eine Übersicht mit Feldbeispielen und Sonderfällen je Beleg finden Sie unter Belegarten; eigene Mengen und Felder tragen Sie in den Erfassungsrechner ein.

Zahlen Sie je Datensatz oder je Stunde – was ist 2026 günstiger?

Für wiederkehrende Belege mit gleichem Aufbau rechnen wir je Datensatz: Aus dem Muster kennen beide Seiten die tatsächlichen Sekunden, der Preis steht vor dem Start fest und hängt nicht davon ab, wie schnell ein einzelner Tag läuft. Fragebögen rechnen wir je Fragebogen (90 ct – 2,50 €), Abschreibarbeiten je Normseite (1,50 € – 4,00 €), recherchierte Firmen je Firmendatensatz (60 ct – 1,50 €). Für gemischte Stapel, bei denen kein Beleg dem anderen gleicht, gilt der Stundensatz von 14,50 € – 19,00 € mit Stundennachweis. Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster.

Wie aus Sekunden ein Preis wird, zeigt ein Beispiel: Ein Fachverlag im Rheinland erhält nach einer Leseraktion 14.500 Antwortkarten zurück. Jede Karte hat Anschrift, zwei Kreuzfelder und ein handschriftliches Wunschfeld, etwa 70 % sind von Hand ausgefüllt. Unser Rechner setzt dafür 2,2 Minuten je Karte an, das ergibt rund 544 Arbeitsstunden gesamt und zum Rechnersatz von 16,50 € je Stunde etwa 8.972 € – also rund 61,9 ct je Datensatz inklusive Stichprobe. Die Karten kommen per Paketdienst, der Rückversand wird als eigene Position abgerechnet. Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster.

Zuschläge fallen nur in zwei Fällen an: 15 % für Express (Start oder Fertigstellung unter 48 Stunden) und 25 % für Arbeit am Wochenende. Transport berechnen wir nur, wenn Belege auf Paletten über eine Partnerspedition kommen; Pakete schicken Sie mit dem Dienst Ihrer Wahl direkt. Wie sich Feldzahl, Handschrift und Prüfstufe auf den Preis auswirken, rechnet der Ratgeber Preis je Datensatz: Sekunden je Feld Schritt für Schritt vor.

Welche Prüfstufe passt: Stichprobe oder Doppelerfassung?

Jede Erfassung läuft mit Vier-Augen-Prüfung, die Frage ist nur, in welcher Tiefe. Standard ist die Stichprobe: Eine zweite Person vergleicht 10 % der Datensätze jeder Charge mit dem Beleg. Findet sie mehr Abweichungen als vereinbart, wird die Charge vollständig nachgeprüft, bevor sie zu Ihnen geht. Die Stichprobe ist im Preis je Datensatz enthalten.

Doppelerfassung empfehlen wir, wenn ein falsches Zeichen teuer wird: Kundennummern, Artikelnummern mit Menge, Bankverbindung nach Ihrer Weisung, Einwilligungsfelder. Zwei Personen erfassen dieselben Felder unabhängig voneinander, das System gleicht beide Fassungen ab, und jede Abweichung wird am Beleg entschieden. Das kostet rund 90 % zusätzliche Erfassungszeit – auf alle Felder oder nur auf die kritischen, je nach Feldvorgabe.

Ein Beispiel aus der Pfalz: 4.200 Bestellscheine mit Positionen, etwa 60 % handschriftlich, kommen auf einer Palette aus dem Raum Speyer (694 km bis Moravská Třebová). Mit Stichprobe liegen Erfassung und Transport hin und zurück bei rund 2.648 €, mit Doppelerfassung aller Felder bei rund 4.675 € – davon 396 € für die Spedition in beide Richtungen. Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster. Oft reicht es, nur Kundennummer und Positionen doppelt zu erfassen; das senkt den Aufschlag deutlich.

Unsere Zielwerte liegen unter 0,5 % fehlerhafter Felder bei gedruckten Vorlagen und unter 2 % bei Handschrift. Wir versprechen keine Fehlerquote und keinen Termin als Garantie, sondern einen nachvollziehbaren Prozess: Muster mit Freigabe, Vier-Augen-Prüfung, Fehlerliste zur Datei und Löschbestätigung. Mehr zur Wahl der Stufe im Ratgeber Stichprobe, Vier-Augen-Prüfung oder Doppelerfassung und im Lexikon unter Doppelerfassung.

Wie kommen Belege und Scans zu uns – und die fertige Datei zurück?

Papier schicken Sie im Karton per Paketdienst an unsere Zentrale in Moravská Třebová; aus Deutschland und Österreich ist ein Paket in der Regel in 1–2 Werktagen da. Größere Mengen holt eine Partnerspedition auf Paletten ab – organisiert in 24 Stunden, abgerechnet als Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster. Eigene Fahrzeuge haben wir nicht, dafür eine Rampe und einen Wareneingang, der jeden Karton zählt und fotografiert. Mehr zum Ablauf auf der Strecke steht auf apool.de unter Transport.

Damit nichts durcheinandergerät, bitten wir um einen Karton je Charge mit eigener Nummer und einem Zettel mit Anzahl und Zeitraum. So lässt sich jede Zeile der späteren Datei einem Karton zuordnen, und die Fehlerliste weist Beleg-Nummer, Feld und Grund aus.

Scans nehmen wir als PDF oder JPG. Belege mit personenbezogenen Daten bitte nicht über das Formular und Scans nicht unverschlüsselt senden – den Übertragungsweg (SFTP, Kundenportal oder passwortgeschütztes Archiv, von Ihnen bereitgestellt) vereinbaren wir mit dem AV-Vertrag. Die Ergebnisdatei geht über denselben Weg zurück – je Charge oder gesamt, ganz wie Sie es für Ihre Weiterverarbeitung brauchen. Ein Termin bei Ihnen ist dafür nicht nötig: Wir erfassen nicht bei Ihnen vor Ort: Belege kommen per Paketdienst oder Spedition, Scans über den vereinbarten Übertragungsweg nach Moravská Třebová.

Welche Sprachen und Handschriften können Sie erfassen?

Wir erfassen Belege in deutscher Sprache sowie Zahlen und Codes; englische Angaben nur in einfachen Feldern wie Name, Firma und E-Mail. Übersetzung, Lektorat und Korrektorat bieten wir nicht an. Zahlen, Codes, Kundennummern und E-Mail-Adressen erfassen wir unabhängig von der Sprache des Belegs Zeichen für Zeichen. Umlaute und ß werden so übernommen, wie sie auf dem Beleg stehen; ob daraus in der Datei „ae“ oder „ä“ wird, legt Ihre Feldvorgabe fest.

Handschrift ist der häufigste Grund, warum Belege von Hand erfasst werden. Gut lesbare Druckbuchstaben sind kaum langsamer als gedruckter Text, verbundene Schrift in Eile kostet dagegen rund 50 % mehr Zeit. Unleserliche Felder kennzeichnen wir statt zu raten – sie stehen in einer eigenen Fehlerliste zur Datei, damit Sie die Belege gezielt nachsehen können. Wir ergänzen keine Postleitzahl aus dem Gedächtnis und korrigieren keinen Namen nach Gefühl; jede Kennzeichnung trägt einen Grund, etwa „U“ für unleserlich oder „A-2“ für zwei Kreuze.

Abkürzungen übernehmen wir wortgetreu, solange Ihre Feldvorgabe nichts anderes regelt. Wenn Sie zum Beispiel „Str.“ ausgeschrieben haben möchten oder Titel in eine eigene Spalte gehören, genügt eine Zeile in der Vorgabe. Weitere Beispiele stehen im Ratgeber Handschrift erfassen.

Wie werden Papierfragebögen zu einer auswertbaren Tabelle?

Ein Fragebogen wird erst mit einer Kodierliste zur Datei: Sie legt fest, welcher Code für welche Antwort steht, wie Skalen verschlüsselt werden, was bei fehlender Antwort in die Zelle kommt und wie Mehrfachnennungen abgebildet werden. Wir erfassen genau nach dieser Liste – eine Zeile je Fragebogen, eine Spalte je Variable – und liefern eine Tabelle, die Ihr Statistikprogramm ohne Umbau einlesen kann.

Offene Antworten schreiben wir wortgetreu ab, auch mit Tippfehlern der Befragten; unleserliche Wörter erscheinen als [?]. Kategorisieren, deuten oder zusammenfassen gehört nicht zu unserem Auftrag, ebenso wenig die statistische Auswertung. Widersprüche, etwa zwei Kreuze auf einer Einfachauswahl, lösen wir nicht selbst auf, sondern nach der Regel in Ihrer Kodierliste oder durch eine Kennzeichnung.

Richtwert für einen Fragebogen mit 20 bis 40 Feldern und ein bis zwei offenen Fragen: 90 ct – 2,50 € je Bogen, das sind rund 2,5 Minuten Erfassungszeit (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Details zu Leistung und Ablauf finden Sie unter Fragebögen und Umfragen erfassen und im Ratgeber Papierfragebogen in eine auswertbare Tabelle.

Was leistet die Internetrecherche – und wo hört sie auf?

Manchmal gibt es keinen Beleg, sondern nur eine Liste von Firmennamen, zu denen Anschrift, zentrale Rufnummer, Öffnungszeiten oder eine Ansprechperson in einer bestimmten Funktion fehlen. Dann recherchieren wir: Recherchiert wird von Hand am Bildschirm in öffentlich zugänglichen Quellen, mit Quelle und Datum je Datensatz – ohne Scraping, ohne automatische Werkzeuge und ohne Bewertung der Unternehmen.

Jede Zeile der Ergebnisdatei nennt die Quelle (Firmenwebseiten, Impressum, öffentliche Verzeichnisse) und das Datum der Recherche. Ist eine Angabe nirgends öffentlich zu finden, bleibt das Feld leer und wird gekennzeichnet – wir schätzen nichts und kaufen keine Adressen zu. Eine Recherche mit Prüfung dauert rund 4 Minuten je Firmendatensatz und kostet 60 ct – 1,50 € (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).

Mehr zu Quellen und Grenzen steht im Ratgeber Firmenadressen recherchieren lassen und auf der Seite Internetrecherche und Adressrecherche.

Wie ist der Datenschutz im Ablauf geregelt?

Wer Belege mit Namen und Anschriften aus der Hand gibt, braucht einen klaren Prozess und keine Versprechen. Unser Prozess beginnt vor dem ersten Karton: Vor der ersten Übergabe schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, benennen die Personen mit Zugriff und dokumentieren die technischen und organisatorischen Maßnahmen; die Vorlage kommt von uns oder von Ihnen. Erst wenn diese Unterlagen unterschrieben sind, vereinbaren wir den Übertragungsweg und nehmen Belege oder Scans an.

Während der Erfassung liegen Papierbelege in nummerierten Kartons in einem verschlossenen Aktenbereich, getrennt von Halle und Wareneingang. Zugriff haben nur die benannten Personen, die Rechner haben keine Wechseldatenträger und persönliche Benutzerkonten. Heimarbeit gibt es bei der Datenerfassung nicht. Daten besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO – etwa Gesundheitsdaten oder Religionszugehörigkeit – erfassen wir nicht; solche Felder werden vor der Übergabe geschwärzt oder aus der Feldvorgabe gestrichen.

Nach Abnahme gilt: Papierbelege schicken wir nach Abnahme zurück (Rückversand als eigene Position zu den Kosten von Paketdienst oder Spedition) oder vernichten sie nach Ihrer schriftlichen Weisung – ohne zertifizierten Nachweis. Digitale Projektdaten löschen wir 30 Tage nach Ihrer Abnahme und bestätigen die Löschung schriftlich – kürzer auf Wunsch, länger nur auf Ihre schriftliche Weisung. Welche Pflichtinhalte ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung haben sollte und welche technischen Maßnahmen dazugehören, beschreibt APOOL WERKE ausführlich auf apool.de im Artikel Datenerfassung auslagern – DSGVO-konform.

Warum beginnt jeder Auftrag mit einem Muster – und wie viele Sekunden braucht ein Datensatz?

Weil erst das Muster zeigt, wie Ihre Belege wirklich sind. Wir erfassen 50–100 Datensätze aus Ihren echten Belegen, messen die Zeit je Datensatz und schicken Ihnen die Datei mit Fehlerliste zur Freigabe – in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans. Stimmen Format und Regeln, wird aus den gemessenen Sekunden der feste Preis je Datensatz für den ganzen Auftrag.

Als Ausgangswerte für den Überschlag nutzen wir: eine Adresse mit Name, Firma und Anschrift rund 30 Sekunden, eine Antwortkarte mit bis zu drei Feldern 60 Sekunden, eine Visitenkarte 40 Sekunden, ein Bestellschein mit Positionen 1,5 Minuten, ein Artikeldatensatz mit zehn Attributen 2 Minuten. Jedes zusätzliche Feld schlägt mit etwa 3 Sekunden zu Buche, ein handschriftliches Freitextfeld mit 40 Sekunden. Zum Rechnersatz von 16,50 € je Stunde kostet eine Antwortkarte ohne Handschrift damit rund 27,5 ct (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).

Das Muster ist auch der Moment für Änderungen: Fällt auf, dass ein Feld fehlt oder eine Regel unklar ist, passen wir die Feldvorgabe an, bevor die Masse beginnt. Wie eine gute Vorgabe aussieht, zeigt der Ratgeber Feldvorgabe schreiben; den ganzen Weg vom Karton bis zur Löschung beschreibt So arbeiten wir.