Werbe- und Direktmarketing-Agenturen: Rückläufer, Coupons und Gewinnspielkarten für Ihre Kunden erfassen lassen

Werbe- und Direktmarketing-Agenturen: welche Belege wir erfassen und worauf es ankommt

Welche Rückläufer bringen Agenturen zu uns? Coupons aus Anzeigen und Beilagen, Anforderungskarten für Kataloge und Muster, Gewinnspielkarten aus Promotionaktionen im Handel, Teilnahmekarten von Verkostungen und Bestellkarten aus Kundenmagazinen. Oft laufen mehrere Kundenprojekte parallel; jedes bekommt einen eigenen Nummernkreis für die Chargen und eine eigene Feldvorgabe, damit nichts zwischen zwei Marken verrutscht. Eine Gewinnspielkarte mit Name, Anschrift, E-Mail, Einwilligung und Lösungswort braucht in der Voreinstellung 66 Sekunden, handschriftlich ausgefüllt entsprechend mehr.

Wie ordnen wir den Rücklauf Medium und Motiv zu? Über den Aktionscode, den Ihr Kunde auf Coupon oder Karte gedruckt hat, oder – wenn der fehlt – über die Charge, in der Sie die Karten schicken. Beides steht als eigene Spalte in der Datei; so kann Ihr Kunde später selbst zählen, welche Anzeige und welche Beilage wie viel Rücklauf gebracht hat. Rechnen und Berichten gehören nicht zu unserer Leistung, die Spalte schon. Wie der Weg vom Karton zur Datei läuft, beschreibt der Ratgeber Rückläufer erfassen lassen in 6 Schritten.

Was ist bei Gewinnspielen und Einwilligungen zu beachten? Die Einwilligung zur Werbung ist das heikelste Feld: fehlt das Kreuz, steht 0, ist es unklar, steht eine Kennzeichnung in der Fehlerliste. Mehrfache Teilnahmen derselben Person kennzeichnen wir als mögliche Dublette mit D, löschen aber nichts – die Entscheidung trifft Ihr Kunde nach seinen Teilnahmebedingungen. Das Lösungswort übernehmen wir wie geschrieben, auch wenn es falsch ist. Für Poststempel oder Einsendedatum gibt es auf Wunsch eine eigene Spalte.

Und wenn aus den Anschriften die nächste Welle werden soll? Wir liefern die erfassten Datensätze in der Zielvorlage Ihres Kunden mit getrennten Feldern und gekennzeichneten Dubletten. Adressdatei fürs Mailing aufbereiten, Portooptimierung, Kuvertieren und Warensendungen übernimmt APOOL WERKE auf apool.de; hier geht es nur um das Erfassen selbst. Wer die Datei für die Folgeaktion weiterverarbeiten lassen möchte, findet dafür die Adressleistungen von APOOL WERKE auf apool.de.

Wie schnell und wie vertraulich? Nach dem Muster, das in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans vorliegt, erfassen wir Charge für Charge und schicken täglich Stückzahl und Fehlerquote; Teillieferungen der Datei sind je Charge möglich. Muss eine Welle binnen 48 Stunden stehen, rechnen wir 15 % Eilzuschlag, am Wochenende 25 % (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Bei Agenturen ist meist der Kunde Verantwortlicher; den AV-Vertrag schließen wir so, wie Ihre Vertragskette es vorsieht, und benennen die Personen mit Zugriff.

Was geben Sie uns mit?

• Feldvorgabe je Kundenprojekt mit Aktionscodes und der Regel für fehlende Codes.
• Kartons oder Scans je Projekt und Charge getrennt, beschriftet mit Projektkürzel.
• Zielvorlage des Kunden und die Angabe, ob die Datei an Sie oder direkt an ihn geht.
• Teilnahmebedingungen oder Einwilligungstext, damit die Regeln für das Einwilligungsfeld eindeutig sind.
• Einen festen Ansprechpartner in der Agentur für Rückfragen während der Erfassung.

Welcher Vorlauf, welche Termine?

Welche Vorlaufzeit braucht eine Agentur? Ideal ist die Anfrage, sobald die Aktion gebucht ist: Feldvorgabe und Vertrag vor dem Erscheinungs- oder Aktionsstart, die ersten Karten dann als Muster. Der Rücklauf aus Anzeigen und Beilagen kommt in den ersten zwei bis vier Wochen, Promotions im Handel liefern nach dem Aktionsende alles auf einmal, Gewinnspiele mit dem Einsendeschluss. Stark sind das vierte Quartal und die Wochen vor Ostern. Ein Angebot mit dem Preis je Datensatz schicken wir spätestens 24 Stunden nach Ihrer Anfrage.