Der Preis je Datensatz ergibt sich bei uns aus einer einzigen Rechnung: Sekunden je Datensatz mal Rechnersatz. Die Sekunden setzen sich aus der Belegart, der Zahl zusätzlicher Felder und dem Handschriftanteil zusammen; eine Doppelerfassung verlängert die Zeit um 90 %, Express- und Wochenendzuschläge sowie ein Palettentransport kommen nur hinzu, wenn sie anfallen. Unser Erfassungsrechner arbeitet 2026 mit 16,50 € je Arbeitsstunde, eine gedruckte Antwortkarte mit 60 Sekunden kommt damit auf 27,5 ct je Datensatz (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Dieser Artikel legt die Logik Baustein für Baustein offen und rechnet ein vollständiges Beispiel durch.
Nach welcher Formel entsteht der Preis je Datensatz?
Die Grundformel lautet: Sekunden je Datensatz geteilt durch 3.600, multipliziert mit dem Rechnersatz je Stunde. Alles, was die Arbeit an einem Beleg länger oder kürzer macht, fließt über die Sekunden ein – nicht über pauschale Aufpreise. Das hat einen praktischen Vorteil: Sie können jeden Baustein einzeln nachvollziehen und sehen, welche Entscheidung in der Feldvorgabe wie viel kostet.
- Grundzeit der Belegart: Voreinstellung aus unserem Rechner, zum Beispiel 30 Sekunden für eine Adresse.
- Zusätzliche Felder: je Feld 3 Sekunden.
- Freitext in Handschrift: je Freitextfeld 40 Sekunden.
- Handschriftanteil: +50 % Zeit auf den handschriftlichen Anteil.
- Prüfstufe: Stichprobe von 10 % im Satz enthalten, Doppelerfassung +90 %.
Zuschläge und Transport stehen außerhalb dieser Formel und werden in der Summe getrennt ausgewiesen.
Wie viele Sekunden setzen wir je Belegart an?
Die folgenden Voreinstellungen sind die Startwerte unseres Erfassungsrechners. Sie gelten für gut lesbare, gedruckte Vorlagen; das Muster ersetzt sie später durch die gemessene Zeit Ihrer Belege. Der Betrag je Datensatz ergibt sich aus Sekunden und Rechnersatz (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
| Voreinstellung | Zeit je Einheit | Betrag je Einheit |
|---|---|---|
| Adresse (Name, Firma, Anschrift) | 30 Sekunden | 13,8 ct |
| Visitenkarte | 40 Sekunden | 18,3 ct |
| Antwortkarte mit Anschrift und bis zu drei Feldern | 60 Sekunden | 27,5 ct |
| Bestellschein mit Positionen | 1,5 Minuten | 41,2 ct |
| Artikeldatensatz mit zehn Attributen | 2 Minuten | 55 ct |
| Fragebogen mit 20 bis 40 Feldern | 2,5 Minuten | 68,8 ct |
| Firmendatensatz recherchieren und prüfen | 4 Minuten | 1,10 € |
| Normseite abtippen und formatieren | 14 Minuten | 3,85 € |
| zusätzliches Feld je Beleg | 3 Sekunden | 1,4 ct |
| Freitextfeld in Handschrift | 40 Sekunden | 18,3 ct |
Eine Normseite umfasst 1.800 Zeichen. Die Voreinstellungen lassen sich kombinieren: Eine Antwortkarte mit einem handschriftlichen Freitextfeld rechnet sich aus beiden Zeilen.
Was kostet ein zusätzliches Feld?
Jedes Feld, das über die Voreinstellung hinaus erfasst wird, verlängert die Zeit je Beleg um 3 Sekunden. Das klingt nach wenig, summiert sich aber: Drei zusätzliche Felder machen aus 60 Sekunden je Antwortkarte 69 Sekunden, der Betrag steigt von 27,5 ct auf 31,6 ct je Datensatz. Bei 20.000 Karten sind das 825 € Unterschied (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Deshalb lohnt es, vor dem Start jedes Feld der Feldvorgabe einmal zu hinterfragen: Brauchen Sie das Geburtsjahr wirklich, oder nur die Altersgruppe? Ob die Anrede als eigenes Feld nötig ist, wenn der Vorname genügt, entscheiden Sie am besten vor dem Muster.
Wie wirkt sich der Handschriftanteil auf die Sekunden aus?
Handschrift wird langsamer gelesen als Druckschrift. Unser Rechner bildet das als Zeitaufschlag von 50 % auf den handschriftlichen Anteil ab: Ist die Hälfte der Belege von Hand ausgefüllt, steigt die Zeit um die Hälfte von 50 %, also um 25 %. Die Tabelle zeigt das am Beispiel der Antwortkarte (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
| Anteil Handschrift | Zeit je Antwortkarte | Betrag je Datensatz |
|---|---|---|
| 0 % | 60 Sekunden | 27,5 ct |
| 50 % | 75 Sekunden | 34,4 ct |
| 80 % | 84 Sekunden | 38,5 ct |
| 100 % | 90 Sekunden | 41,2 ct |
Den tatsächlichen Anteil sehen wir erst im Muster. Wer ihn vorher schätzen will, nimmt eine Handvoll Belege aus verschiedenen Kartons und zählt.
Was ändert die Prüfstufe am Preis?
Die Stichprobe von 10 % durch eine zweite Person ist im Preis je Datensatz bereits enthalten. Die Doppelerfassung, bei der zwei Personen unabhängig voneinander erfassen und Abweichungen am Beleg geklärt werden, rechnen wir als Zeitaufschlag von 90 % auf die Erfassungszeit. Aus 41,2 ct für einen gedruckten Bestellschein werden so 78,4 ct je Datensatz (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Wann sich das lohnt, beschreibt der Ratgeber Stichprobe, Vier-Augen-Prüfung oder Doppelerfassung.
Wann kommen Zuschläge hinzu?
Zwei Zuschläge gibt es, beide auf Erfassung und Prüfung zusammen. Muss die Erfassung in weniger als 48 Stunden starten oder fertig sein, berechnen wir 15 % Expresszuschlag. Arbeit am Wochenende kostet 25 % Zuschlag. Beide lassen sich oft vermeiden, wenn die Belege in Wellen kommen und wir Teillieferungen je Charge vereinbaren. Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster.
Wann fällt eine Transportposition an?
Nur bei Paletten. Kommen die Belege per Paketdienst, beauftragen und bezahlen Sie den Versand direkt, im Preis je Datensatz steht dann keine Transportposition. Kommen Scans über Ihren Übertragungsweg, gibt es ohnehin keinen Transport. Erst wenn Kartons auf Paletten über eine Partnerspedition kommen, rechnen wir Hin- und Rückweg nach Entfernung. Aus Kassel sind es 667 Straßenkilometer bis zu unserem Büro in Moravská Třebová; eine Palette kostet dafür 192 € je Richtung (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Der Rückversand der Belege nach Abnahme ist eine eigene Position zu den Kosten von Paketdienst oder Spedition.
Wie sieht die komplette Rechnung an einem Beispiel aus?
Ein Leserservice aus Nordhessen lässt 30.000 Teilnahmekarten einer Abo-Aktion erfassen: Antwortkarte mit zwei zusätzlichen Feldern und einem Freitextfeld, rund 70 % von Hand ausgefüllt, Prüfung per Stichprobe, Anlieferung auf zwei Paletten ab Kassel. Die Werte stammen aus unserem Erfassungsrechner (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
| Baustein | Wert |
|---|---|
| Grundzeit Antwortkarte + Freitextfeld | 100 Sekunden |
| + 2 zusätzliche Felder | 6 Sekunden |
| + Handschriftaufschlag (70 % × 50 %) | 37,1 Sekunden |
| = Zeit je Datensatz | 143,1 Sekunden |
| Arbeitsstunden gesamt | rund 1.193 |
| Erfassung inkl. Stichprobe | 19.676 € |
| Transport, 2 Paletten hin und zurück | 768 € |
| Summe | 20.444 € |
| Preis je Datensatz inkl. Transport | 68,1 ct |
Ohne Paletten, also per Paketdienst, läge der Preis je Datensatz bei 65,6 ct. Nicht enthalten sind der Rückversand der Karten und eventuelle Zuschläge. Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster.
Wann ist ein Stundensatz besser als ein Preis je Datensatz?
Wenn sich keine typische Belegart bilden lässt: gemischte Altbestände, Listen aus sehr unterschiedlichen Quellen, Nacharbeiten an einer bestehenden Datei. Dann rechnen wir nach Stunden mit Stundennachweis, 2026 zu 14,50 € – 19,00 € je Stunde (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Sobald sich nach den ersten Tagen ein stabiles Muster zeigt, können wir auf einen Preis je Datensatz wechseln.
Warum steht der Preis erst nach dem Muster fest?
Weil die Voreinstellungen Durchschnittswerte sind und Ihre Belege es nicht sind. Im Muster mit 50–100 Datensätzen messen wir die tatsächlichen Sekunden, den echten Handschriftanteil und die Zahl der Sonderfälle. Daraus wird der feste Preis je Datensatz, der für den ganzen Auftrag gilt, solange die Feldvorgabe gleich bleibt. Selbst durchrechnen können Sie Ihren Fall mit dem Erfassungsrechner; alle Preisrahmen stehen auf der Seite Preise. Für ein Angebot schicken Sie uns über die Anfrage Belegart, Menge und zwei anonymisierte Beispielbelege.
