Feldvorgabe schreiben: Pflichtfelder, Formate, Regeln für Sonderfälle – mit Vorlage

Eine Feldvorgabe legt vor der Erfassung fest, welche Spalten die Zieldatei hat, welche davon Pflicht sind, in welchem Format jeder Wert steht und was bei Sonderfällen passiert – leere Felder, zwei Kreuze, unleserliche Ziffern. Wer sie in sieben Schritten schreibt, bekommt eine Datei, die ohne Nacharbeit in das eigene System geht, und einen Preis je Datensatz, der sich nicht mehr verschiebt. Jedes zusätzliche Feld kostet bei uns rund 3 Sekunden je Beleg, das sind etwa 1,4 ct je Datensatz (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Unten finden Sie eine Vorlage, die Sie direkt übernehmen können.

Wozu braucht eine Erfassung überhaupt eine schriftliche Feldvorgabe?

Weil zwei Menschen dieselbe Karte unterschiedlich abtippen, wenn niemand vorher entschieden hat, wie. Die eine schreibt „Str.“, der andere „Straße“; die eine lässt ein leeres Feld leer, der andere trägt „k. A.“ ein. Im Einzelfall sind beide Varianten vertretbar, in einer Datei mit zwanzigtausend Zeilen machen sie Ihre Auswahlen und Importe unzuverlässig. Die Feldvorgabe ist deshalb weniger ein Formular als eine Entscheidungsliste: Alles, was sonst während der Erfassung jemand spontan entscheiden müsste, steht vorher auf Papier.

Für uns ist sie zugleich Kalkulationsgrundlage. Die Zahl der Felder, der Anteil an Handschrift und die Prüfstufe bestimmen die Sekunden je Beleg – und damit den Preis. Eine Feldvorgabe, die sich nach dem Muster nicht mehr ändert, hält auch den Preis stabil.

Schritt 1: Von welcher Datei gehen Sie aus?

Beginnen Sie nicht beim Beleg, sondern beim Ziel. In welches System sollen die Daten, und welche Importvorlage verlangt es? Legen Sie uns diese Vorlage bei, am besten mit zwei, drei Zeilen Testdaten, die Sie selbst angelegt haben. Spaltennamen, Reihenfolge und Trennzeichen übernehmen wir exakt. Wenn es keine Vorlage gibt, einigen wir uns auf Excel, CSV oder Ihre Vorlage und schreiben die Spalten gemeinsam auf.

Schritt 2: Welche Felder stehen auf dem Beleg – und welche nicht?

Legen Sie einen typischen Beleg neben die Zielvorlage und gehen Sie Feld für Feld durch. Drei Gruppen entstehen dabei: Felder, die direkt vom Beleg kommen (Name, Anschrift, Kreuze); Felder, die aus der Organisation der Erfassung kommen (Charge, Beleg-Nummer, Eingangsdatum); und Felder, die auf dem Beleg stehen, aber nicht erfasst werden sollen. Die letzte Gruppe ist wichtig: Eine Unterschrift oder ein Geburtsdatum, das Sie nicht brauchen, sollte in der Vorgabe ausdrücklich als „nicht erfassen“ stehen. Das spart Zeit und ist gelebte Datensparsamkeit.

Schritt 3: Welche Felder sind Pflicht?

Pflicht heißt bei uns: Ohne dieses Feld ist der Datensatz für Sie nicht verwendbar. Typisch sind Nachname, eine vollständige Anschrift oder eine E-Mail sowie die Beleg-Nummer. Ist ein Pflichtfeld auf dem Beleg leer, erfinden wir nichts dazu, sondern kennzeichnen den Datensatz. Markieren Sie Pflichtfelder sparsam – wer zwölf von vierzehn Feldern zur Pflicht erklärt, bekommt eine lange Fehlerliste und kaum Mehrwert.

Schritt 4: In welchem Format steht jeder Wert?

Hier entscheiden sich die meisten Importprobleme. Postleitzahlen gehören als Text in die Datei, damit die führende Null erhalten bleibt. Datumsangaben brauchen ein festes Muster, zum Beispiel TT.MM.JJJJ. Ankreuzfelder werden zu 1 und 0, nicht zu „ja“, „x“ oder „angekreuzt“. Telefonnummern schreiben wir entweder so, wie sie auf dem Beleg stehen, oder in einer festen Schreibweise mit Ländervorwahl – aber nicht gemischt. Für Freitext legen Sie eine Höchstlänge fest und ob Zeilenumbrüche erhalten bleiben sollen.

Schritt 5: Was passiert bei Sonderfällen?

Für jedes Feld mindestens eine Regel: leer, doppelt angekreuzt, unleserlich, offensichtlich falsch. „Offensichtlich falsch“ ist der heikelste Fall. Eine vierstellige deutsche Postleitzahl kann eine österreichische sein oder eine vergessene Ziffer. Wir ergänzen nur, was Ihre Regel ausdrücklich erlaubt, und kennzeichnen alles andere. Viele Regeln lassen sich als Plausibilitätsregel direkt in der Erfassungsmaske hinterlegen, sodass die Maske beim Speichern warnt.

Schritt 6: Welche Kennzeichnungen soll die Datei tragen?

Kennzeichnungen sind kurze Codes in einer eigenen Spalte, die sagen, warum ein Wert fehlt oder unsicher ist. Bewährt haben sich wenige, eindeutige Codes: U für unleserlich, A für eine Abweichung vom erwarteten Muster (etwa zwei Kreuze), D für einen doppelt eingegangenen Beleg, [?] für einzelne unleserliche Wörter im Freitext. Jede Kennzeichnung erscheint zusätzlich in der Fehlerliste mit Beleg-Nummer, Feld, Grund und Status. Arbeiten Sie mit Codes für Antwortkategorien, gehört die Kodierliste als Anhang dazu.

Schritt 7: Wie wird die Feldvorgabe am Muster geprüft?

Keine Feldvorgabe überlebt den ersten Karton unverändert. Deshalb erfassen wir 50–100 Datensätze als Muster und schicken Ihnen die Datei in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans. Sie prüfen Spalten, Formate und Kennzeichnungen, ergänzen fehlende Regeln und geben frei. Erst dann steht die Vorgabe fest – mit Datum und Versionsnummer, damit spätere Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Wie sieht eine fertige Feldvorgabe aus?

Die folgende Vorlage gehört zu einem erfundenen Anmeldeformular für eine Fachtagung mit zwei Veranstaltungstagen. Alle Beispielwerte sind ausgedacht. Übernehmen Sie Aufbau und Spalten und ersetzen Sie Felder und Regeln durch Ihre eigenen.

Die Vorlage hat zwölf Zeilen und ergibt fünfzehn Datenspalten plus eine Spalte für Kennzeichnungen. Mehr Felder sind kein Problem, sie kosten nur Zeit: Jedes zusätzliche Feld rechnen wir mit 3 Sekunden je Beleg, bei Handschrift mit Aufschlag.

Welche Fehler machen Feldvorgaben in der Praxis unbrauchbar?

• Nur Feldnamen, keine Regeln: Eine Liste „Name, Straße, PLZ, Ort“ ist noch keine Feldvorgabe. Ohne Sonderfallregel entscheidet jede erfassende Person selbst.
• Formate aus dem Kopf: „Datum wie üblich“ führt zu drei Schreibweisen in einer Spalte. Schreiben Sie das Muster aus.
• Kodierliste kommt später: Wer Codes erst nach dem Start liefert, bekommt Freitext statt Zahlen oder eine Pause.
• Zu viele Pflichtfelder: Die Fehlerliste wird lang, obwohl die Datensätze brauchbar wären.
• Stille Änderungen: Neue Regeln per Telefonat mitten in der Erfassung erzeugen zwei Datenstände. Jede Änderung bekommt eine neue Versionsnummer und gilt ab einer benannten Charge.

Wer schreibt die Feldvorgabe – Sie oder wir?

Beides funktioniert. Wenn Sie eine Vorlage haben, prüfen wir sie auf Lücken und schlagen fehlende Sonderfallregeln vor. Wenn nicht, entwirft unsere Kundenbetreuung eine erste Fassung anhand Ihrer Beispielbelege und Ihrer Zieldatei; Sie entscheiden jede offene Frage. Die Entscheidungen bleiben immer bei Ihnen, denn nur Sie wissen, wofür die Daten gebraucht werden. Wie eine abgestimmte Vorgabe in einen konkreten Auftrag übergeht, zeigt der Ratgeber Antwortkarten und Rückläufer erfassen lassen; alle Leistungen rund um die Erfassung finden Sie unter Textverarbeitung und Datenerfassung.

Schicken Sie uns Ihre Zielvorlage und zwei anonymisierte Beispielbelege über die Anfrage. Mit dem Angebot, das spätestens nach 24 Stunden vorliegt, bekommen Sie einen ersten Entwurf der Feldvorgabe zurück. Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster.