Produktdaten aus Katalogen und Datenblättern erfassen lassen – Artikel für Artikel in Ihre Importvorlage

Produktdaten aus Katalogen und Datenblättern erfassen: Katalog in Shop-Tabelle übertragen lassen

Aus welchen Vorlagen übernehmen wir Produktdaten? Aus gedruckten Lieferantenkatalogen, Katalogseiten und Datenblättern, Preislisten als PDF, eingescannten Altkatalogen und technischen Merkblättern – also überall dort, wo Artikel nicht als fertige Datei vorliegen oder die Datei des Lieferanten nicht zu Ihrer Struktur passt. Typisch ist die Situation vor einem neuen Onlineshop, bei der Aufnahme eines neuen Lieferanten oder nach einer Übernahme, wenn ein ganzer Katalog in die eigene Warenwirtschaft muss. Sie scannen, wir tippen: Aus der Tabelle auf Seite 214 wird eine Zeile je Artikel in Ihrer Vorlage.

Welche Felder übernehmen wir? Genau die Spalten Ihrer Importvorlage. Üblich sind Artikelnummer, Herstellernummer, Bezeichnung, Kurztext, Attribute wie Maße, Gewicht, Material und Farbe, Verpackungseinheit, Mengeneinheit, Varianten und Preise. Jede Spalte bekommt in der Feldvorgabe ein Format und eine Regel: Dezimalkomma oder -punkt, Einheit im eigenen Feld oder im Wert, Preis netto oder brutto, leere Attribute als leer oder als fester Platzhalter. Ein Artikeldatensatz mit rund zehn Attributen braucht erfahrungsgemäß rund 2 Minuten; jedes weitere Attribut kommt mit rund 3 Sekunden dazu.

Wie werden Einheiten und Varianten behandelt? Nach Ihrer Vorgabe, einheitlich über den ganzen Katalog. Steht im Katalog einmal „12 mm“, einmal „1,2 cm“ und einmal „0,012 m“, schreiben wir alle drei in der Zieleinheit, die Sie festlegen. Verpackungseinheiten wie „VE 10 St.“ zerlegen wir in Menge und Einheit. Varianten – Größen, Farben, Längen – legen wir je nach Shop als eigene Zeilen mit Verweis auf einen Elternartikel oder als Spalten an. Wo eine Umrechnung nicht eindeutig ist, etwa bei Zollangaben ohne Toleranz, übernehmen wir den Originalwert und setzen eine Kennzeichnung für die Fehlerliste.

Kürzen wir Artikeltexte oder teilen wir sie auf? Ja, wenn die Vorgabe es verlangt – aber nur mechanisch, nicht redaktionell. Typisch ist ein Katalogtext von fünf Zeilen, aus dem Material, Maß und Einsatzbereich in eigene Felder wandern sollen, während der Rest als Kurztext mit höchstens 160 Zeichen stehen bleibt. Wir kürzen dann nach festen Regeln, etwa am Satzende vor der Zeichengrenze, und ändern keine Aussage. Neue Werbetexte schreiben wir nicht. Wie Sie die Regeln für Aufteilung und Kürzung formulieren, zeigt der Ratgeber Produktdaten aus Katalog und Datenblatt für den Shop-Import.

Wie wird geprüft, und was ist mit Preisen? Eine zweite Person vergleicht eine Stichprobe von 10 % der Artikel mit der Katalogseite. Preise, Artikelnummern und Verpackungseinheiten – also alles, was bei einem Fehler direkt an der Kasse oder im Lager sichtbar wird – empfehlen wir in Doppelerfassung mit rund 90 % Mehrzeit auf diese Felder. Die Erfassungsmaske prüft zusätzlich Formate und doppelte Artikelnummern. Unleserliche Felder kennzeichnen wir statt zu raten – sie stehen in einer eigenen Fehlerliste zur Datei, damit Sie die Belege gezielt nachsehen können. Wir versprechen keine Fehlerquote und keinen Termin als Garantie, sondern einen nachvollziehbaren Prozess: Muster mit Freigabe, Vier-Augen-Prüfung, Fehlerliste zur Datei und Löschbestätigung.

Warum ein Muster mit 50 Artikeln? Weil erst der Import zeigt, ob alles passt. Wir erfassen 50 Artikel aus verschiedenen Katalogkapiteln, schicken die Datei in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans, und Sie spielen sie testweise in Ihr System ein. Dabei zeigen sich Feinheiten, die in keiner Vorgabe stehen: ein Pflichtfeld, das der Shop verlangt, eine Kategorie-ID statt eines Namens, ein Trennzeichen, das der Import nicht mag. Erst nach Ihrer Freigabe erfassen wir den Rest, Kapitel für Kapitel, und liefern auf Wunsch je Kapitel eine Teildatei.

Was kostet die Erfassung von Produktdaten 2026? Ein Artikeldatensatz mit rund zehn Attributen liegt bei 45 ct – 90 ct, abhängig von Seitenlayout, Anzahl der Attribute und Variantenlogik (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Sehr uneinheitliche Bestände rechnen wir alternativ nach Stunden mit Stundennachweis zu 14,50 € – 19,00 € je Stunde. Kataloge kommen als Scan oder PDF über Ihren Übertragungsweg oder im Original per Paketdienst. Die fertige Datei bekommt keine Bilder und wird von uns nicht in Ihren Shop eingespielt; der Import bleibt in Ihrer Hand. Erfasst wird ausschließlich an Büroarbeitsplätzen in unserer Zentrale Moravská Třebová – keine Heimarbeit, keine Unterauftragnehmer, benannte Personen mit Zugriff.

Abgerechnet wird je Artikeldatensatz: gemessene Sekunden aus dem Muster mal Rechnersatz, Stichprobe von 10 % inklusive. Der Rahmen liegt bei 45 ct – 90 ct je Artikel mit rund zehn Attributen; mehr Attribute, Variantenlogik oder Doppelerfassung der Preise (rund 90 % Mehrzeit auf diese Felder) erhöhen den Preis. Bei sehr uneinheitlichen Beständen rechnen wir nach Stunden zu 14,50 € – 19,00 € – Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster.

Vom einzelnen Lieferantenkatalog bis zum kompletten Altsortiment gilt dasselbe Verfahren: Wir erfassen vom Stapel Messevisitenkarten bis zum Rücklauf einer bundesweiten Aktion.