Belegarten · Daten erfassen lassen
Nach einer Messe liegen Hunderte Visitenkarten in Umschlägen und Gummibändern, jede anders gestaltet. Wir übertragen Firma, Name, Funktion, Anschrift, Telefon, E-Mail und die Notiz auf der Rückseite in getrennte Spalten – rund 40 Sekunden je Karte, mit typischen 10 % handschriftlichen Notizen rund 42 Sekunden. Der Preis liegt bei 20 ct bis 45 ct je Datensatz (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Richtwert 2026 20 ct – 45 ct je Datensatz · rund 40 Sekunden je Beleg, mit 10 % Handschrift rund 42 Sekunden (Voreinstellung im Erfassungsrechner)
Visitenkarten sind gedruckt und damit gut lesbar, aber jede ist anders aufgebaut. Die Funktion steht mal unter dem Namen, mal über der Firma; akademische Titel, Doppelnamen und Namenszusätze wechseln sich ab; Telefonnummern haben verschiedene Schreibweisen, Firmennamen enthalten Markenlogos statt Text. Dazu kommen Karten mit zwei Standorten, zweisprachige Karten und Hochformat.
Die eigentliche Arbeit ist die Zuordnung: Welche Zeile ist Firma, welche Abteilung, welche Funktion? Das regelt die Feldvorgabe. Wichtig ist oft die Rückseite: Dort notiert der Vertrieb am Stand, was besprochen wurde – „Angebot bis Ende Oktober“, „Muster schicken“, eine Priorität A, B oder C. Diese Notizen sind handschriftlich und für Sie oft wertvoller als die Anschrift.
Visitenkarten kommen fast immer von Messen, Kongressen und Hausausstellungen, dazu aus dem Außendienst und aus Karteikästen, die bei einem Wechsel des Vertriebssystems endlich in eine Datei sollen. Messekarten fallen in Blöcken an: nach der Frühjahrsmesse, nach der Herbstmesse, jeweils mit dem Wunsch, die Kontakte innerhalb einer Woche nachzufassen.
Kleine Mengen schicken Sie als Scans – je Karte Vorder- und Rückseite als PDF oder JPG über Ihren Übertragungsweg. Größere Mengen oder ganze Karteikästen kommen per Paketdienst, sortiert nach Messe oder Mitarbeiter. Die Datei trägt auf Wunsch in einer Spalte, auf welcher Messe und von wem der Kontakt aufgenommen wurde.
| Feld | Format | Regel für Sonderfälle |
|---|---|---|
| Firma | Text, wie gedruckt | nur Logo ohne Text: Firmenname aus der E-Mail-Domain nur nach Regel, sonst „U“ |
| Titel, Vorname, Nachname | drei Spalten | Titel in eigene Spalte, Namenszusätze beim Nachnamen |
| Funktion, Abteilung | zwei Spalten, Text | nur eine Zeile ohne klare Zuordnung: Spalte Funktion |
| Telefon | Ziffern mit Ländervorwahl, ohne Leerzeichen | mehrere Nummern: erste als Telefon, Mobil in eigene Spalte |
| Notiz Rückseite | wortgetreu, max. 250 Zeichen | Kürzel wie „A“ oder „RR“ nach Ihrer Liste in Spalte Priorität |
Sonderfälle und wie wir sie behandeln
Für Visitenkarten empfehlen wir die Stichprobe von 10 % durch eine zweite Person. Die Karten sind gedruckt, der Zielwert liegt unter 0,5 % bei gedruckten Vorlagen, und die meisten Fehler entstehen nicht beim Tippen, sondern bei der Zuordnung von Zeilen zu Feldern. Genau darauf schaut die zweite Person. E-Mail-Adressen prüft die Erfassungsmaske zusätzlich auf Aufbau und @; eine Stichprobe mit Blick auf die Rückseitennotizen stellt sicher, dass die Priorität richtig übernommen wurde. Doppelerfassung lohnt sich bei Visitenkarten kaum.
Reaktionszeit
Eilaufträge auch am Wochenende und an Feiertagen – Zuschlag 25 %, Express unter 48 Stunden 15 % (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Aus der Praxis
Ein Maschinenbauer aus Baden brachte von zwei Fachmessen 3.200 Visitenkarten mit, viele mit handschriftlichen Notizen auf der Rückseite. Die Karten kamen als Scans von Vorder- und Rückseite, dazu ein zusätzliches Feld für die Messe. Mit rund 45,1 Sekunden je Karte waren das rund 40 Arbeitsstunden und 662 € insgesamt, also 20,7 ct je Kontakt (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Die Datei ging nach Messe getrennt an den Vertriebsinnendienst.
Richtwerte: Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster. Alle Preise netto zzgl. USt. – bei Leistungen an Unternehmen in Deutschland gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG), es fällt keine tschechische Mehrwertsteuer an.
Nur als eigener Auftrag. Die Internetrecherche ergänzt fehlende Felder aus öffentlichen Quellen mit Quelle und Datum je Datensatz; beim reinen Erfassen übernehmen wir nur, was auf der Karte steht.
Ja, oder wir vernichten sie nach Ihrer schriftlichen Weisung. Papierbelege schicken wir nach Abnahme zurück (Rückversand als eigene Position zu den Kosten von Paketdienst oder Spedition) oder vernichten sie nach Ihrer schriftlichen Weisung – ohne zertifizierten Nachweis.
Ja. Wir arbeiten vom Stapel Messevisitenkarten bis zum Rücklauf einer bundesweiten Aktion; bei kleinen Mengen ist der Weg über Scans meist der schnellste.
Von der Importvorlage über Pflichtfelder und Formate bis zu Kennzeichnungen wie U und [?]: So schreiben Sie eine Feldvorgabe, die ohne Rückfragen funktioniert – mit einer ausgefüllten Vorlage zum Übernehmen.
Artikel lesenFirmenwebseite, Impressum, Register und Verzeichnisse: welche Quellen eine Adressrecherche nutzt, wie jeder Datensatz einen Status bekommt und wo die Grenzen liegen – mit Rechenbeispiel für 1.500 Firmen.
Artikel lesenNennen Sie Belegart, Menge, Felder je Beleg, Handschriftanteil, Zielformat und Termin: Sie erhalten den Preis je Datensatz nach Prüfstufe, den Mustertermin und den Übergabeweg für Belege oder Scans. Elisabeth Zachová spricht Deutsch, Mo–Fr 7:00–17:00 Uhr.
