Häufige Fragen zur Datenerfassung in Tschechien: 20 Antworten zu Feldvorgabe, Muster, Prüfung, Belegen und Kosten

Alles, was über Erfassen, Prüfen und Liefern der Datei hinausgeht. Die Adressaufbereitung für den Versand und die Portooptimierung übernimmt APOOL WERKE über die Adressleistungen auf apool.de, das Kuvertieren über den Lettershop auf apool.de und Warensendungen über den Warenversand auf apool.de. Gar nicht im Angebot: Tonaufnahmen abschreiben, Texte in andere Sprachen übertragen oder redigieren, telefonieren, Belege verbuchen, Papier für Sie einscannen und Programme schreiben. Daten besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO – etwa Gesundheitsdaten oder Religionszugehörigkeit – erfassen wir nicht; solche Felder werden vor der Übergabe geschwärzt oder aus der Feldvorgabe gestrichen. Die erfassten Angaben bewerten und interpretieren wir nicht; Sie bekommen, was auf dem Beleg steht.

Nein. Wir erfassen nicht bei Ihnen vor Ort: Belege kommen per Paketdienst oder Spedition, Scans über den vereinbarten Übertragungsweg nach Moravská Třebová. Personal stellen wir nicht bei Ihnen im Haus – die Erfassung läuft in Moravská Třebová. Der Grund liegt im Prozess: Nur in der Zentrale gibt es den verschlossenen Aktenbereich, Rechner ohne Wechseldatenträger und die zweite Person für die Stichprobe von 10 %. Kartons schicken Sie mit dem Paketdienst Ihrer Wahl, größere Mengen kommen auf Paletten über eine Partnerspedition. Scans erreichen uns als PDF oder JPG über den verschlüsselten Weg, den Sie bereitstellen.

In der Regel Sie – mit unserer Vorlage und unseren Rückfragen. Sie kennen Ihr Zielsystem und wissen, welche Spalten, Formate und Codes die Datei braucht. Wir schicken Ihnen ein Raster mit Feld, Format und Regel für Sonderfälle und gehen Ihren Entwurf an den Beispielbelegen durch: Wo fehlt eine Regel für zwei Kreuze, ein leeres Pflichtfeld oder einen Doppelnamen? Offene Punkte klären wir vor dem Muster, nicht mitten in der Erfassung. Wie eine vollständige Vorgabe aussieht, zeigt der Ratgeber Feldvorgabe schreiben; den Begriff erklärt das Lexikon.

Sie werden gekennzeichnet, nicht ergänzt. Unleserliche Felder kennzeichnen wir statt zu raten – sie stehen in einer eigenen Fehlerliste zur Datei, damit Sie die Belege gezielt nachsehen können. In der Datei bleibt das Feld leer oder trägt die vereinbarte Kennzeichnung, etwa „U“; einzelne unleserliche Wörter im Freitext erscheinen als [?]. Auch eine Postleitzahl mit nur vier Ziffern oder eine E-Mail ohne @-Zeichen vervollständigen wir weder aus dem Gedächtnis noch aus dem Internet. Den Anteil gekennzeichneter Felder melden wir täglich je Charge – so sehen Sie früh, ob ein Stapel besonders schwer lesbar ist.

Über den Übertragungsweg, den Sie bereitstellen. Belege mit personenbezogenen Daten bitte nicht über das Formular und Scans nicht unverschlüsselt senden – den Übertragungsweg (SFTP, Kundenportal oder passwortgeschütztes Archiv, von Ihnen bereitgestellt) vereinbaren wir mit dem AV-Vertrag. Die Ergebnisdatei kommt als Excel, CSV oder Ihre Vorlage, je Charge oder gesamt, immer zusammen mit der Fehlerliste. An den Arbeitsplätzen gibt es keine Wechseldatenträger, jede Person arbeitet mit einem eigenen Benutzerkonto, und nur benannte Personen sehen Ihre Daten. Die Grundlage bildet der AV-Vertrag, den wir vor der ersten Übergabe schließen; Einzelheiten zu Vertrag und Schutzmaßnahmen stehen ausführlich im Datenschutz-Ratgeber auf apool.de.

Die Belege gehen zurück oder werden vernichtet, die Daten werden gelöscht. Papierbelege schicken wir nach Abnahme zurück (Rückversand als eigene Position zu den Kosten von Paketdienst oder Spedition) oder vernichten sie nach Ihrer schriftlichen Weisung – ohne zertifizierten Nachweis. Digitale Projektdaten löschen wir 30 Tage nach Ihrer Abnahme und bestätigen die Löschung schriftlich – kürzer auf Wunsch, länger nur auf Ihre schriftliche Weisung. Bis zur Abnahme liegen die Kartons je Charge im verschlossenen Aktenbereich, getrennt von Halle und Wareneingang. Rechnen Sie damit, dass einzelne Belege noch einmal nachgesehen werden müssen, sagen Sie es uns vorher: Dann bleiben die Kartons länger hier, und die Löschfrist richtet sich nach Ihrer schriftlichen Weisung.

Von Hand, am Bildschirm. Für einheitliche Formulare mit Maschinenschrift und klar abgegrenzten Feldern kann Scan-Software mit Texterkennung (OCR) günstiger sein – das sagen wir Ihnen offen, wenn Ihre Belege so aussehen. Handschrift, Freitext, wechselnde Formularversionen, Kreuze neben den Kästchen oder blasse Scans liest eine Software dagegen unzuverlässig, und das Nachkontrollieren kostet dann oft mehr als das Erfassen selbst. Wir setzen keine Texterkennung ein und verkaufen sie auch nicht: Sie scannen, wir tippen – oder Sie schicken das Papier. Den ausführlichen Vergleich finden Sie auf der Seite Datenerfassung beim Dienstleister.

Hinter beiden Seiten steht dasselbe Unternehmen. datenerfassen-lassen.de ist die Spezialseite für Textverarbeitung und Datenerfassung von APOOL WERKE (apool.de): Hier finden Sie Belegarten, Feldvorgabe, Prüfstufen, Preise je Datensatz und den Erfassungsrechner. Auf apool.de erscheint dieselbe Leistung als eine von vielen im Lettershop-Bereich – Textverarbeitung und Datenerfassung auf apool.de – neben Verpackung, Montage, Lager und Transport. Anfrage, Angebot und Rechnung laufen über APOOL WERKE, s.r.o. und über dieselbe deutschsprachige Kundenbetreuung.

Wir erfassen 50–100 Datensätze aus Ihren echten Belegen oder Scans, in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans. Dabei messen wir die Sekunden je Datensatz, notieren jede Rückfrage zur Feldvorgabe und schicken Ihnen die Musterdatei mit Fehlerliste zur Freigabe. Sie prüfen Spalten, Formate und Sonderfälle direkt in Ihrem Zielsystem. Aus der gemessenen Zeit entsteht der feste Preis je Datensatz, der für die ganze Menge gilt, solange Belegart und Vorgabe gleich bleiben. Ändert sich die Vorgabe nach der Freigabe, erfassen wir ein kurzes neues Muster, bevor es weitergeht.

Nein, allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) verwenden wir nicht. Unsere Konditionen werden individuell im Angebot vereinbart. Im Angebot stehen der Preis je Datensatz, Fragebogen, Normseite oder Stunde, die Prüfstufe, mögliche Zuschläge, der Übergabeweg, der Termin und der Umgang mit den Belegen nach Abnahme. Den Rahmen für personenbezogene Daten regelt der AV-Vertrag, den wir vor der ersten Übergabe unterschreiben. Unsere Angebote richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Alle Preise netto zzgl. USt. – bei Leistungen an Unternehmen in Deutschland gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG), es fällt keine tschechische Mehrwertsteuer an.

Nein, für die Datenerfassung sind wir nicht zertifiziert. Statt eines Zertifikats legen wir Ihnen den Prozess offen, bevor der erste Karton kommt: Feldvorgabe, Muster mit Freigabe, Stichprobe von 10 % durch eine zweite Person oder Doppelerfassung kritischer Felder, Fehlerliste zur Datei, tägliche Meldung von Fortschritt und Fehlerquote, Löschbestätigung. Die Schutzmaßnahmen dokumentieren wir im Zuge des AV-Vertrags. Für ein Lieferantenaudit beantworten wir Ihren Fragebogen und beschreiben Arbeitsplatz, Aktenbereich und Zugriffsregeln schriftlich.

Nein, wir legen keine Mindestmenge fest und erfassen vom Stapel Messevisitenkarten bis zum Rücklauf einer bundesweiten Aktion. Bei kleinen Mengen fällt eher ins Gewicht, dass Feldvorgabe, Muster und Übergabe auch bei wenigen Belegen Arbeit machen. Kleine, einmalige Aufträge rechnen wir deshalb oft nach Stunde ab – 14,50 € – 19,00 € je Stunde mit Stundennachweis (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster) –, größere Mengen nach Preis je Datensatz. Schreiben Sie uns Belegart und ungefähre Menge; Sie erhalten unser Angebot innerhalb von 24 Stunden.

Für 20.000 Karten mit Anschrift und bis zu drei Feldern, überwiegend von Hand ausgefüllt, rechnen wir mit rund 467 Arbeitsstunden gesamt für Erfassung und Stichprobe. Grundlage sind 60 Sekunden je Karte und ein Aufschlag für einen Handschriftanteil von 80 %, zusammen etwa 84 Sekunden. Wie viele Kalendertage daraus werden, hängt von der Planung und davon ab, ob der Rücklauf in Wellen kommt; den Termin nennen wir nach dem Muster, weil erst dort die tatsächlichen Sekunden feststehen. Die Kosten lägen bei rund 7.700 € netto, also 38,5 ct je Karte (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).

Nein. Erfasst wird ausschließlich an Büroarbeitsplätzen in unserer Zentrale Moravská Třebová – keine Heimarbeit, keine Unterauftragnehmer, benannte Personen mit Zugriff. Heimarbeit setzt APOOL WERKE nur in anderen Bereichen ein und nicht für die Datenerfassung, weil Belege mit personenbezogenen Daten das Büro in Moravská Třebová bis zur Rückgabe nicht verlassen. Wo und wie die Firma sonst damit arbeitet, beschreibt der Ratgeber zur Kapazitätsreserve auf apool.de. Wer auf Ihre Daten zugreift, benennen wir vor der ersten Übergabe schriftlich.

Wir erfassen Belege in deutscher Sprache sowie Zahlen und Codes; englische Angaben nur in einfachen Feldern wie Name, Firma und E-Mail. Übersetzung, Lektorat und Korrektorat bieten wir nicht an. Umlaute und ß übernehmen wir so, wie sie auf dem Beleg stehen, oder umgeschrieben als ae, oe, ue und ss, wenn Ihr Zielsystem das nach Feldvorgabe verlangt. Akademische Titel kommen in eine eigene Spalte, Doppelnamen bleiben mit Bindestrich zusammen, Namenszusätze wie „von“ oder „zu“ behandeln wir nach Ihrer Regel. Handschrift erfassen wir, solange sie sich eindeutig lesen lässt; was nicht eindeutig ist, wird gekennzeichnet.

Zwischen 20 ct und 90 ct, je nach Belegart, Zahl der Felder und Handschrift (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Ein einfacher Datensatz mit Anschrift und wenigen gut lesbaren Feldern liegt bei 20 ct – 45 ct, Handschrift und Freitext bei 45 ct – 90 ct. Fragebögen rechnen wir je Stück (0,90 € – 2,50 €), Recherche je Firmendatensatz (0,60 € – 1,50 €), Abschriften je Normseite mit 1.800 Zeichen (1,50 € – 4,00 €). Den festen Preis nennen wir nach dem Muster; eine erste Schätzung liefert der Erfassungsrechner.

Unser Zielwert: weniger als 0,5 % falsch erfasste Felder bei gedruckten Vorlagen und weniger als 2 % bei Handschrift, gemessen in der Stichprobe gegen den Originalbeleg. Wir versprechen keine Fehlerquote und keinen Termin als Garantie, sondern einen nachvollziehbaren Prozess: Muster mit Freigabe, Vier-Augen-Prüfung, Fehlerliste zur Datei und Löschbestätigung. Die tatsächliche Quote jeder Charge steht in der täglichen Meldung. Gekennzeichnete unleserliche Felder zählen nicht als Fehler, sondern werden getrennt ausgewiesen. Wo einzelne Felder besonders heikel sind, etwa Artikelnummern oder Mengen, empfehlen wir die Doppelerfassung mit 90 % mehr Erfassungszeit.

Per Paketdienst oder auf Paletten über eine Partnerspedition. Kartons schicken Sie mit dem Paketdienst Ihrer Wahl an unseren Wareneingang in Moravská Třebová (Mo–Fr 7:00–14:00 Uhr); die Kosten dafür zahlen Sie direkt beim Paketdienst. Paletten organisieren wir innerhalb von 24 Stunden, der Transport erscheint dann als eigene Position im Angebot (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Der Wareneingang zählt die Kartons und fotografiert sie. Der Rückversand nach Abnahme ist ebenfalls eine eigene Position zu den Kosten von Paketdienst oder Spedition; alternativ vernichten wir die Belege nach Ihrer schriftlichen Weisung.

Ja. Geschlossene Fragen übertragen wir als Codes nach Ihrer Kodierliste, offene Antworten wortgetreu in ein Textfeld, mit Schreibweise und Abkürzungen wie auf dem Bogen; unleserliche Wörter erscheinen als [?]. Offene Antworten fassen wir nicht zusammen und ordnen sie keinen Kategorien zu, denn das wäre bereits eine Auswertung. Ein Fragebogen mit 20 bis 40 Feldern kostet 0,90 € – 2,50 € (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster); jede längere handschriftliche Antwort braucht etwa 40 Sekunden zusätzlich. Mehr dazu auf der Seite Fragebögen und Umfragen erfassen.

Ja, je Charge oder in festen Abständen. Jeder Karton ist eine Charge mit eigener Nummer; sobald sie erfasst und geprüft ist, kann die Teildatei mit ihrer Fehlerliste an Sie gehen – täglich, wöchentlich oder zu den Terminen, die Ihr Zielsystem braucht. Das hilft besonders beim Rücklauf aus Aktionen, der in Wellen eintrifft: Die ersten Datensätze stehen Ihnen zur Verfügung, während weitere Kartons noch unterwegs sind. Alle Teillieferungen haben dieselbe Spaltenstruktur und eine eindeutige Beleg-Nummer, damit Sie die Teile ohne Nacharbeit zusammenführen können. Die Abnahme erfolgt nach der letzten Charge.