Branchen · Daten erfassen lassen
Aussteller, Messe- und Kongressveranstalter aus Deutschland und Österreich schicken uns nach der Veranstaltung Visitenkarten, Besucherbögen, Feedbackbögen und Anmeldelisten; zurück kommt eine Kontaktdatei mit getrennten Feldern: 20 ct – 45 ct je Visitenkarte oder einfachem Datensatz (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Eine gedruckte Visitenkarte rechnen wir mit 40 Sekunden, das Muster liegt in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans vor. Erfasst wird im Büro in Moravská Třebová, Tschechien – Sie schicken das Papier oder die Scans.
Was bleibt nach einer Messe auf dem Tisch? Visitenkarten aus Standgesprächen, oft mit Notizen auf der Rückseite, Besucherbögen oder Gesprächsberichte des Standpersonals, Feedbackbögen aus Vorträgen und Workshops, handschriftliche Teilnehmerlisten von Seminaren und Gewinnspielkarten vom Stand. Alles soll schnell ins System, solange die Gespräche frisch sind – und genau dann haben Vertrieb und Marketing am wenigsten Zeit zum Abtippen. Die Belegart Visitenkarte zeigt, welche Felder wir üblicherweise trennen.
Wie wird aus einer Visitenkarte ein sauberer Datensatz? Jede Karte ist anders aufgebaut; nach der Feldvorgabe trennen wir Firma, Vorname, Nachname, Titel, Funktion, Anschrift, Telefon und E-Mail in eigene Spalten. Notizen auf der Rückseite übernehmen wir wortgetreu in ein Freitextfeld, das Kürzel des Standmitarbeiters und den Messetag als eigene Spalten. Hat Ihr Standpersonal den Kontakt als A, B oder C eingestuft, übertragen wir das Kürzel – eine eigene Bewertung der Kontakte nehmen wir nicht vor. Mehrere Karten derselben Person bekommen die Kennzeichnung D.
Wie werden Besucher- und Feedbackbögen erfasst? Wie jeder andere Fragebogen: Skalen als Zahl, Ankreuzfelder als Codes nach Ihrer Liste, Kommentare wortgetreu. Bei kurzen Feedbackbögen mit wenigen Fragen liegt der Aufwand deutlich unter einem langen Umfragebogen, für den 0,90 € – 2,50 € je Stück gelten (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Die Ergebnisse werten wir nicht aus; Sie erhalten die auswertbare Tabelle für Ihren Veranstaltungsbericht.
Und die Anmeldelisten aus Papier und Online-Anmeldung? Handschriftliche Teilnehmerlisten vom Einlass, Anmeldeformulare aus dem Programmheft und die Exportdatei Ihrer Online-Anmeldung führen wir in ein gemeinsames Format zusammen, mit getrennten Feldern und gekennzeichneten Dubletten. Das beschreibt die Leistung Adressen erfassen und Listen zusammenführen; Einwilligungen aus der Anmeldung bleiben dabei als eigene Spalte erhalten.
Müssen die Karten überhaupt nach Tschechien? Nein, Sie scannen, wir tippen: Visitenkarten und Bögen können auch als PDF oder JPG kommen. Belege mit personenbezogenen Daten bitte nicht über das Formular und Scans nicht unverschlüsselt senden – den Übertragungsweg (SFTP, Kundenportal oder passwortgeschütztes Archiv, von Ihnen bereitgestellt) vereinbaren wir mit dem AV-Vertrag. Wir erfassen nicht bei Ihnen vor Ort: Belege kommen per Paketdienst oder Spedition, Scans über den vereinbarten Übertragungsweg nach Moravská Třebová. Papier schicken Sie per Paketdienst, in 1–2 Werktagen ist es in Moravská Třebová.
| Beleg | Felder und Besonderheiten |
|---|---|
| Visitenkarte aus dem Standgespräch | Firma, Name getrennt, Titel, Funktion, Anschrift, Telefon, E-Mail, Notiz der Rückseite wortgetreu, Messetag und Mitarbeiterkürzel. |
| Besucherbogen und Gesprächsbericht | Kontaktdaten, Interessengebiete als Codes, Einstufung des Standpersonals übernommen, Folgeaktion als Code, Notiz wortgetreu. |
| Feedbackbogen aus Vortrag oder Workshop | Veranstaltungscode, Skalen als Zahl, Ankreuzfelder als Codes, Kommentare wortgetreu. |
| Anmelde- und Teilnehmerliste | Name, Firma, E-Mail, Veranstaltungscode, Einwilligung 1/0; Zusammenführung mit Online-Anmeldungen, Dubletten mit Kennzeichnung D. |
| Gewinnspielkarte vom Stand | Name, Anschrift, E-Mail, Antwort, Einwilligung; unleserliche Angaben gekennzeichnet, nie ergänzt. |
Wie schnell nach der Messe ist die Datei da? Am besten steht die Feldvorgabe schon vor der Messe, dann schicken Sie am letzten Messetag oder am ersten Werktag danach die Kartons los. Nach Eingang folgt das Muster in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans, danach erfassen wir am Stück; bei einigen tausend Karten rechnet das Beispiel unten die Arbeitsstunden vor. Wer die Kontakte binnen 48 Stunden braucht, zahlt 15 % Eilzuschlag, am Wochenende 25 % (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Frühjahr und Herbst sind die Messezeiten – eine Anfrage vier Wochen vorher sichert den Termin.
Aus der Praxis
Ein Kongressveranstalter aus Niederösterreich sammelte auf einer dreitägigen Fachtagung 5.600 Visitenkarten und Anmeldezettel, dazu Notizen des Standpersonals auf vielen Rückseiten. Die Umschläge kamen per Paketdienst über rund 197 km nach Moravská Třebová. Der Rechner ergab 52,7 Sekunden je Karte, rund 82 Arbeitsstunden gesamt und 1.352 € – 24,1 ct je Kontakt (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Karten, auf denen nur ein Firmenname und eine unleserliche E-Mail standen, lagen gekennzeichnet in der Fehlerliste; der Vertrieb hat sie selbst nachrecherchiert.
Nach dem Muster, das in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans vorliegt, hängt die Dauer an der Menge: 5.600 Visitenkarten mit Notizen entsprechen rund 82 Arbeitsstunden. Teillieferungen je Messetag sind möglich, Eilaufträge unter 48 Stunden mit 15 % Zuschlag (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Sie kommen wortgetreu in ein eigenes Freitextfeld, unleserliche Wörter als [?]. Wir deuten nichts und ergänzen nichts; Einstufungen wie A, B oder C übernehmen wir nur, wenn das Standpersonal sie notiert hat.
Ja, als PDF oder JPG über Ihren verschlüsselten Übertragungsweg; Vorder- und Rückseite sollten dann als Paar benannt sein. Die Papierkarten bleiben bei Ihnen, und nach der Abnahme löschen wir die Scans mit schriftlicher Bestätigung.
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Nennen Sie Belegart, Menge, Felder je Beleg, Handschriftanteil, Zielformat und Termin: Sie erhalten den Preis je Datensatz nach Prüfstufe, den Mustertermin und den Übergabeweg für Belege oder Scans. Elisabeth Zachová spricht Deutsch, Mo–Fr 7:00–17:00 Uhr.
