Verbände und Vereine: Mitgliedsanträge, Spendenbelege und Mitgliederumfragen erfassen lassen

Verbände und Vereine: welche Belege wir erfassen und worauf es ankommt

Welche Papierbelege hat ein Verband? Beitrittserklärungen vom Infostand, Mitgliedsanträge aus der Verbandszeitschrift, Spendencoupons und Spendenzusagen aus dem Rücklauf einer Aktion, Adressänderungen, Kündigungen und Umfragebögen vor der Delegiertenversammlung. Ein Mitgliedsantrag hat typisch zehn und mehr Felder; im Rechner steht er mit 78 Sekunden für gedruckte Angaben und mit 1,9 Minuten bei dem üblichen Handschriftanteil von 90 %. Diese Zeit misst das Muster an Ihren eigenen Formularen nach.

Welche Felder und Regeln braucht ein Mitgliedsantrag? Mitgliedsart und Beitragsgruppe als Code, Beitrag als Zahl, Eintrittsdatum als TT.MM.JJJJ, Werbernummer, jede Einwilligung einzeln mit 1 oder 0. Bankverbindung und Einzugsermächtigung erfassen wir nur auf Ihre ausdrückliche Weisung und dann mit Doppelerfassung: Zwei Personen tippen unabhängig, Abweichungen werden am Beleg geklärt, die Erfassungszeit steigt dafür um 90 %. Ein fehlendes Geburtsdatum oder eine fehlende Unterschrift wird gemeldet und nie aus anderen Quellen nachgetragen.

Wie werden Spendenbelege erfasst? Auf dem Spendencoupon stehen Name, Anschrift, Betrag, oft ein Verwendungszweck zum Ankreuzen und der Wunsch nach einer Zuwendungsbestätigung. Wir übertragen den Betrag als Zahl, den Zweck als Code und den Bestätigungswunsch als 1 oder 0; ein unleserlicher Betrag wird gekennzeichnet und nie geschätzt. Verbuchen und Bestätigungen ausstellen gehören nicht zu unserer Arbeit – Sie bekommen die Tabelle für Ihre Spenderverwaltung. Eine Stichprobe von 10 % durch eine zweite Person ist im Preis enthalten; mehr dazu unter Vier-Augen-Prüfung.

Was gilt für Mitgliederumfragen und sensible Angaben? Umfragen erfassen wir nach Ihrer Kodierliste, offene Antworten wortgetreu; eine Auswertung übernehmen wir nicht. Daten besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO – etwa Gesundheitsdaten oder Religionszugehörigkeit – erfassen wir nicht; solche Felder werden vor der Übergabe geschwärzt oder aus der Feldvorgabe gestrichen. Bei Sozial-, Selbsthilfe- oder kirchennahen Organisationen gehen wir die Feldvorgabe deshalb vor dem Muster Zeile für Zeile mit Ihnen durch. Mehr zum Bogen selbst steht bei der Belegart Fragebogen.

Wie läuft der Datenschutz bei Mitgliederdaten? Vor der ersten Übergabe schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, benennen die Personen mit Zugriff und dokumentieren die technischen und organisatorischen Maßnahmen; die Vorlage kommt von uns oder von Ihnen. Erfasst wird ausschließlich an Büroarbeitsplätzen in unserer Zentrale Moravská Třebová – keine Heimarbeit, keine Unterauftragnehmer, benannte Personen mit Zugriff. Digitale Projektdaten löschen wir 30 Tage nach Ihrer Abnahme und bestätigen die Löschung schriftlich – kürzer auf Wunsch, länger nur auf Ihre schriftliche Weisung.

Was geben Sie uns mit?

• Anonymisierte Beispielformulare jeder Version, die im Umlauf ist – alte Vordrucke eingeschlossen.
• Feldvorgabe mit Mitgliedsarten, Beitragsgruppen und der Regel für leere Pflichtfelder.
• Schriftliche Weisung, ob Bankverbindungen erfasst werden, und welche Felder gestrichen oder geschwärzt sind.
• Kartons je Charge, zum Beispiel je Werbeaktion, Landesgruppe oder Monat.
• Zielvorlage Ihrer Mitgliederverwaltung und den Übertragungsweg für die Ergebnisdatei.

Welcher Vorlauf, welche Termine?

Wann ist bei Verbänden am meisten Papier unterwegs? Mitgliedsanträge kommen gebündelt nach Werbeaktionen und zum Beginn des Beitragsjahres, Spendencoupons vor allem von November bis Januar, Umfragen in den Wochen vor einer Delegierten- oder Mitgliederversammlung. Planen Sie rückwärts vom Stichtag: Feldvorgabe und Vertrag rund zwei Wochen vorher, Muster in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans, danach Chargen mit täglicher Meldung von Fortschritt und Fehlerquote. Eilige Wellen erfassen wir auch am Wochenende gegen 25 % Zuschlag (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).