Doppelerfassung: Definition und Bedeutung bei der Datenerfassung

Was heißt Doppelerfassung in der Praxis?

Wie funktioniert der Abgleich? Die erste Person erfasst die kritischen Felder, die zweite erfasst dieselben Felder noch einmal, ohne die erste Eingabe zu sehen. Danach vergleicht die Erfassungsmaske beide Werte Feld für Feld. Stimmen sie überein, gilt das Feld als bestätigt; weichen sie ab, schaut eine dritte Stelle auf den Beleg und entscheidet nach der Feldvorgabe. Dass zwei Menschen unabhängig denselben Zahlendreher tippen, ist sehr selten – deshalb findet die Doppelerfassung Fehler, die eine Stichprobe nur zum Teil erwischt.

Für welche Felder lohnt sich der Aufwand? Für Felder, bei denen ein einziger Fehler teuer wird: Artikelnummern und Mengen auf Bestellscheinen, Kunden- und Mitgliedsnummern, Beitragshöhen auf Mitgliedsanträgen, Einwilligungsfelder. Für Anschriften auf Antwortkarten reicht meist die Stichprobe von 10 % im Rahmen der Vier-Augen-Prüfung. Welche Felder doppelt erfasst werden, steht als eigene Spalte in der Feldvorgabe, damit niemand das während der Arbeit entscheiden muss.

Was kostet die Doppelerfassung 2026? Sie erhöht die Erfassungszeit um 90 %, weil die zweite Eingabe fast so lange dauert wie die erste und der Abgleich dazukommt. Ein Rechenbeispiel mit 4.000 handschriftlich ausgefüllten Bestellscheinen: mit Stichprobe rund 2.145 €, mit Doppelerfassung aller Felder rund 4.076 € netto, also 1,02 € statt 53,6 ct je Beleg (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Beschränkt sich die Doppelerfassung auf zwei oder drei Felder, fällt der Aufschlag deutlich kleiner aus. Durchrechnen können Sie beide Varianten im Erfassungsrechner.

Ersetzt die Doppelerfassung andere Prüfungen? Nein. Unleserliche Felder bleiben unleserlich, auch wenn zwei Personen sie ansehen – sie werden gekennzeichnet, nicht geraten. Formatfehler fängt vorher schon die Plausibilitätsprüfung in der Maske ab. Wie die Prüfstufen zusammenspielen, zeigt der Ratgeber Stichprobe, Vier-Augen-Prüfung oder Doppelerfassung.