Preise für Datenerfassung 2026: je Datensatz, Fragebogen, Normseite oder Stunde

In der Regel je Datensatz, bei kleinen oder schwer planbaren Aufträgen je Stunde. Der Preis je Datensatz entsteht aus den Sekunden, die wir im Muster messen, und liegt 2026 bei 20 ct – 45 ct für einfache Datensätze und 45 ct – 90 ct bei Handschrift und Freitext. Fragebögen rechnen wir je Bogen, Abschriften je Normseite, Recherche je Firmendatensatz. Nach Stunde gilt 14,50 € – 19,00 € mit Stundennachweis. Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster.

Über die gemessene Zeit. Wir erfassen 50–100 Datensätze aus Ihren echten Belegen, in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans, und stoppen dabei die Sekunden je Datensatz einschließlich Stichprobe. Diese Zeit multipliziert mit dem Stundensatz ergibt den Preis je Datensatz, den wir Ihnen mit der Musterdatei nennen. Er gilt für die ganze Menge, solange Belegart und Feldvorgabe gleich bleiben. Kommen später neue Felder hinzu, rechnen wir etwa 3 Sekunden je zusätzlichem Feld und Beleg (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).

Auf den handschriftlichen Anteil rechnen wir 50 % mehr Erfassungszeit. Ein Bestellschein mit gedruckten Angaben braucht etwa 1,5 Minuten, bei einem Handschriftanteil von 60 % sind es rund 1,9 Minuten. Jedes längere handschriftliche Freitextfeld kommt mit etwa 40 Sekunden hinzu. Für 1.000 solcher Bestellscheine ergibt das rund 536 € netto, also 53,6 ct je Beleg (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Wie hoch der Anteil bei Ihren Belegen wirklich ist, zeigt das Muster.

Sie verlängert die Erfassungszeit um 90 %, weil eine zweite Person dieselben Felder unabhängig erfasst und die Abweichungen am Beleg geklärt werden. Im Beispiel mit 1.000 handschriftlich ausgefüllten Bestellscheinen steigen die Kosten von rund 536 € auf rund 1.019 € netto (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Beschränkt sich die Doppelerfassung auf wenige kritische Felder wie Artikelnummer und Menge, fällt der Aufschlag entsprechend kleiner aus. Die Stichprobe von 10 % durch eine zweite Person ist dagegen im Preis je Datensatz enthalten.

Transportkosten berechnen wir nur, wenn Belege auf Paletten über eine Partnerspedition kommen. Den Paketdienst beauftragen und bezahlen Sie direkt, Scans kosten keinen Transport. Eine Palette aus Kassel nach Moravská Třebová (667 km) kostet eine Richtung rund 192 € netto (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Der Rückversand der Belege nach Abnahme ist eine eigene Position zu den tatsächlichen Kosten von Paketdienst oder Spedition; sie hängt von Menge und Ziel ab und steht deshalb nicht pauschal in der Preisliste. Alternativ vernichten wir die Belege nach Ihrer schriftlichen Weisung.

Zwei, und beide nur auf Ihren Wunsch. Für Arbeit am Wochenende oder an Feiertagen berechnen wir 25 % auf Erfassung und Prüfung, für einen Expressauftrag mit Start oder Fertigstellung in weniger als 48 Stunden 15 %. Transport, Rückversand und Doppelerfassung sind keine Zuschläge, sondern eigene Positionen. Alle Preise netto zzgl. USt. – bei Leistungen an Unternehmen in Deutschland gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG), es fällt keine tschechische Mehrwertsteuer an. Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster.