Nordrhein-Westfalen · Datenerfassung für Paderborn

Datenerfassung für Unternehmen aus Paderborn: Belege erfassen lassen in Tschechien

Kirchliche Verbände, Hilfswerke, Verlage und Hochschuleinrichtungen aus Paderborn lassen bei APOOL WERKE Karteikarten, Beitrittserklärungen und Rückmeldekarten von Hand in Excel, CSV oder Ihre Vorlage übertragen – im Büro in Moravská Třebová, 760 Kilometer auf der Straße. Ein einfacher Datensatz kostet 20 ct – 45 ct, eine handschriftliche Karte mit Zusatzfeldern 45 ct – 90 ct (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Pakete brauchen 1–2 Werktage, das Angebot folgt in 24 Stunden.

In Paderborn prägen Universität, kirchliche Verbände und Verlage das Bild – Belege sind Mitglieder- und Spenderkarteien, Beitrittserklärungen und Rückmeldekarten von Alumni.

Angebot in 24 h +420 604 373 376

Erfasst wird inMoravská Třebová

Straßen-km760 km

Paketdienst1–2 Werktage

Spedition überBreitenau / Krásný Les (A17–D8)

Was ist typisch für Paderborn? Die Stadt ist Sitz eines Erzbistums mit zahlreichen katholischen Verbänden, Hilfswerken und Bildungshäusern, dazu kommen die Universität mit einem aktiven Alumni-Netzwerk und mehrere Verlage. Viele dieser Organisationen führen ihre Mitglieder und Förderer seit Jahrzehnten in Karteikästen oder Ordnern. Irgendwann soll daraus eine Datei werden – etwa beim Wechsel der Mitgliederverwaltung oder weil die Personen, die die Kartei kannten, in Ruhestand gehen.

Welche Felder erfassen wir – und welche nicht? Name, Anschrift, Eintrittsdatum, Mitglieds- oder Spendernummer, Beitragshöhe und Zahlweise, auf Weisung auch die Bankverbindung. Daten besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO – etwa Gesundheitsdaten oder Religionszugehörigkeit – erfassen wir nicht; solche Felder werden vor der Übergabe geschwärzt oder aus der Feldvorgabe gestrichen. Bei kirchlichen Auftraggebern heißt das konkret: Angaben zur Konfession oder zu Sakramenten stehen nicht in der Feldvorgabe, auch wenn sie auf der alten Karte vermerkt sind. Mehr zu Formularen dieser Art unter Anmeldeformular und Mitgliedsantrag.

Wie gehen wir mit alten Karteien um? Jeder Kasten wird eine Charge mit eigener Nummer, damit Sie jede Zeile der Datei zur Karte zurückverfolgen können. Nachträge, Streichungen und Vermerke wie „verzogen“ erfassen wir nach einer vorher festgelegten Regel in eigenen Spalten. Eine zweite Person prüft 10 % der Karten gegen das Original; Mitglieds- und Spendernummern können doppelt erfasst werden. Wie Listen aus mehreren Quellen zusammenkommen, zeigt Adressen erfassen und Listen zusammenführen.

Wie reisen Karteikästen aus Paderborn? In gepolsterten Kartons per Paketdienst oder, bei großen Beständen, auf Paletten über eine Partnerspedition: Route über Breitenau / Krásný Les (A17–D8), Fahrzeit 12,5–13,5 Stunden, eine Palette eine Richtung 212 € (Richtwert 2026). Vorher schließen wir den AV-Vertrag. Digitale Projektdaten löschen wir 30 Tage nach Ihrer Abnahme und bestätigen die Löschung schriftlich – kürzer auf Wunsch, länger nur auf Ihre schriftliche Weisung.

Reaktionszeit für Aufträge aus Paderborn

AnfrageSagen Sie uns, wie viele Kästen oder Ordner es sind und welche Felder die Karten haben, und legen Sie drei geschwärzte Fotos bei; binnen 24 Stunden erhalten Sie das Angebot.
Feldvorgabe und AV-VertragGemeinsam streichen wir alle Felder, die nicht erfasst werden sollen, und legen Regeln für Vermerke fest; der Vertrag zur Auftragsverarbeitung wird vor dem Versand unterschrieben.
MusterAus dem ersten Kasten erfassen wir 50–100 Karten und messen die Zeit je Karte – in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans.
Start der ErfassungNach Freigabe arbeiten wir Kasten für Kasten; zu jedem Kasten gibt es eine Teildatei und eine eigene Fehlerliste.

Eilaufträge auch am Wochenende und an Feiertagen – Zuschlag 25 %, Express unter 48 Stunden 15 % (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).

Welche Erfassungsaufträge kommen aus Paderborn?

Mitgliederkartei eines kirchlichen Verbands

Karteikarten aus mehreren Jahrzehnten mit Eintrittsdatum, Beitrag und Vermerken; Konfessionsangaben werden nicht übernommen, Mitgliedsnummer in Doppelerfassung.

Spenderkartei eines Hilfswerks

Förderkarten mit Spendernummer, Anschrift und Zahlweise, zusammengeführt mit einer vorhandenen Excel-Liste; doppelte Förderer gekennzeichnet.

Rückmeldekarten von Alumni

Karten mit aktueller Anschrift, Abschlussjahr, Fach und Einwilligung zu Einladungen; das Einwilligungsfeld wird bei jeder Karte geprüft.

Kalkulationsbeispiel je Datensatz Richtwert 2026

Mitgliederkartei eines kirchlichen Verbands aus Paderborn – Karteikarten mit Nachträgen · Belege aus Paderborn per Paketdienst

Belege / Datensätze6.500
Zeit je Datensatz (Adresse (Name, Firma, Anschrift) 30 s + zusätzliches Feld je Beleg × 4 12 s, 70 % Handschrift +50 %)56,7 s
Erfassung (102,40 h × 16,50 €)1.689 €
Stichprobe 10 % durch zweite Personenthalten
Arbeit gesamt1.689 € = 26,0 ct je Datensatz
Paketdienst hin und zurücknach Wahl, direkt beim Paketdienst
Gesamt netto (ohne Rückversand-Position)1.689 € = 26,0 ct je Datensatz
Aufwandrund 102 Arbeitsstunden Erfassung

Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster · gerechnet mit dem Rechnersatz 16,50 € je Stunde; der feste Preis je Datensatz folgt aus dem Muster. Eigene Belege im Erfassungsrechner durchrechnen

Wie kommen Belege aus Paderborn zu uns – und was kostet der Weg?

Weg	Richtwert	Hinweis
Paketdienst nach Wahl, Paderborn → Moravská Třebová	direkt beim Paketdienst	meist 1–2 Werktage; Kartons je Charge nummeriert
Palette als Stückgut per Spedition, Paderborn → Moravská Třebová	212 €	eine Richtung, 760 km, LKW 12,5–13,5 Stunden, über Breitenau / Krásný Les (A17–D8)
Belege hin, Belege zurück (1 Palette)	424 €	beide Richtungen zusammen; Rückversand als eigene Position
Scans als PDF oder JPG	ohne Transport	über Ihren verschlüsselten Übertragungsweg, Datei auf demselben Weg zurück

Richtwerte: Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster. Alle Preise netto zzgl. USt. – bei Leistungen an Unternehmen in Deutschland gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG), es fällt keine tschechische Mehrwertsteuer an.

Aus der Praxis: ein Auftrag aus Paderborn

Die Alumni-Arbeit einer Hochschule aus Ostwestfalen hatte 2.750 Rückmeldekarten von Absolventinnen und Absolventen gesammelt – aktuelle Anschrift, Abschlussjahr, Studienfach, Arbeitgeber und Einwilligung zu Einladungen. Wir haben alle Felder erfasst, das Einwilligungskreuz bei jeder Karte geprüft und Karten ohne Einwilligung markiert. Rechnerisch 1,6 Minuten je Karte, rund 75 Arbeitsstunden, insgesamt 1.239 € oder 45,1 ct je Karte (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).

Welche Belegarten sind hier typisch?

Anmeldeformular Handschriftliche Pflichtfelder – leere Felder werden gemeldet, nicht ergänzt rund 78 Sekunden je Beleg · 45 ct – 90 ct Antwortkarte Anschrift und wenige Kreuze – der häufigste Beleg, meist handschriftlich rund 60 Sekunden je Beleg · 20 ct – 90 ct

Fragen von Firmen aus Paderborn

Erfassen Sie für Verbände aus Paderborn auch Angaben zur Konfession?

Nein. Solche Angaben gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten; sie werden aus der Feldvorgabe gestrichen oder vor der Übergabe geschwärzt. Wir erfassen nur Stammdaten, Nummern, Beiträge und Vermerke.

Können Sie eine Spenderkartei aus Paderborn mit einer vorhandenen Excel-Liste zusammenführen?

Ja. Wir bringen beide Quellen in dasselbe Format und kennzeichnen Personen, die in beiden vorkommen. Welche Zeile gilt, entscheiden Sie – wir löschen keine Einträge eigenmächtig.

Was kostet eine Karteikarte mit Anschrift und vier weiteren Feldern?

Gedruckt oder gut lesbar im Bereich 20 ct – 45 ct, handschriftlich mit Nachträgen eher 45 ct – 90 ct je Karte. Den festen Preis nennen wir nach dem Muster (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).

Bleiben die Karteikästen aus Paderborn vollständig?

Ja. Karten werden nicht umsortiert und nicht beschriftet; wir entnehmen sie in Reihenfolge, erfassen und legen sie zurück. Jede Datei-Zeile trägt Kasten- und Kartennummer.