Adressen erfassen und Listen zusammenführen lassen – aus Visitenkarte, Kartei und PDF in eine Datei

Adressen erfassen und Listen zusammenführen: Adressen aus Visitenkarten übertragen und Listen vereinen

Aus welchen Quellen übertragen wir Adressen? Aus allem, was Adressen enthält, aber nicht in der gewünschten Form: Visitenkarten aus dem Vertrieb und von Messen, Karteikarten aus Jahrzehnten Kundenbetreuung, handschriftliche Besucher- und Messelisten, Teilnehmerlisten und Adressverzeichnisse als PDF, Mitgliederlisten auf Papier und mehrere Tabellen aus verschiedenen Abteilungen, die nie dieselben Spalten hatten. Wer „Adressen aus Visitenkarten übertragen“ lassen will, meint meist genau diesen Mix. Unser Blickwinkel ist der Weg vom Papier oder Bild in die Datei: Wir lesen, trennen, tippen und prüfen, Feld für Feld.

Welche Felder trennen wir? Standard ist die Zerlegung in Anrede, Titel, Vorname, Name, Firma, Funktion, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land, dazu Telefon und E-Mail, sofern sie auf dem Beleg stehen. Getrennte Felder sind der eigentliche Wert der Arbeit: Aus einer Zeile mit Titel, Vorname, Name und Funktion werden vier Spalten, aus Straße mit Hausnummer zwei. Titel wandern in eine eigene Spalte statt in den Vornamen, österreichische Postleitzahlen bleiben vierstellig, führende Nullen bleiben erhalten. Welche Felder Pflicht sind und wie Sonderfälle behandelt werden, steht in der Feldvorgabe, die wir vor dem Start mit Ihnen abstimmen.

Wie werden mehrere Listen zu einer? Jede Quelle bekommt eine eigene Kennung, die in der Zieldatei als Spalte stehen bleibt – so wissen Sie später, ob ein Kontakt von der Herbstmesse, aus der Kartei oder aus der Vertriebsliste stammt. Tabellen mit anderen Spalten ordnen wir den Zielfeldern zu; wo eine alte Liste Straße und Hausnummer in einem Feld führt oder Name und Vorname vertauscht, trennen wir von Hand nach. Ein Adressdatensatz aus Papier braucht rund 30 Sekunden, eine Visitenkarte rund 40 Sekunden; Datensätze aus bestehenden Tabellen gehen schneller, weil nur einzelne Felder zu trennen sind.

Was passiert mit doppelten Einträgen? Wir kennzeichnen sie, wir löschen sie nicht. Steht dieselbe Person mit gleicher Anschrift in zwei Quellen, bekommen beide Zeilen dieselbe Gruppennummer und eine Kennzeichnung „D“ – welche Zeile gilt, welche Telefonnummer aktueller ist und ob zwei ähnliche Firmennamen dieselbe Firma meinen, entscheiden Sie. So geht keine Information verloren, und Sie behalten den Überblick, welche Quelle welchen Kontakt geliefert hat. Unleserliche Felder kennzeichnen wir statt zu raten – sie stehen in einer eigenen Fehlerliste zur Datei, damit Sie die Belege gezielt nachsehen können.

Wie wird geprüft? Eine zweite Person vergleicht eine Stichprobe von 10 % der Datensätze mit Visitenkarte, Karteikarte oder Quellliste. Die Erfassungsmaske achtet schon beim Tippen auf Formate: fünf Ziffern bei deutschen, vier bei österreichischen Postleitzahlen, ein @ in jeder E-Mail-Adresse, keine Buchstaben in der Hausnummer außer Zusätzen wie „a“. Als Zielwert der Fehlerquote gelten unter 0,5 % bei gedruckten Vorlagen und unter 2 % bei Handschrift. Wir versprechen keine Fehlerquote und keinen Termin als Garantie, sondern einen nachvollziehbaren Prozess: Muster mit Freigabe, Vier-Augen-Prüfung, Fehlerliste zur Datei und Löschbestätigung.

Was kostet das 2026? Ein Adressdatensatz mit getrennten Feldern liegt bei 20 ct – 45 ct; stark handschriftliche Karteikarten mit Notizen oder Visitenkarten mit Vermerken auf der Rückseite bei 45 ct – 90 ct (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Bei gemischten Beständen, in denen sich der Aufwand je Datensatz kaum vorhersagen lässt, rechnen wir alternativ nach Stunden mit Stundennachweis zu 14,50 € – 19,00 € je Stunde. Den Preis nennt das Angebot nach dem Muster.

Wo endet unsere Arbeit? Mit einer vollständigen, einheitlichen Datei samt Fehlerliste und Quellkennung. Adressdatei fürs Mailing aufbereiten, Portooptimierung, Kuvertieren und Warensendungen übernimmt APOOL WERKE auf apool.de; hier geht es nur um das Erfassen selbst. Den Abgleich der fertigen Liste mit Ihrem Bestand und die Vorbereitung für eine Aussendung finden Sie bei APOOL WERKE auf apool.de. Erfasst wird ausschließlich an Büroarbeitsplätzen in unserer Zentrale Moravská Třebová – keine Heimarbeit, keine Unterauftragnehmer, benannte Personen mit Zugriff.

Wir rechnen je Datensatz: gemessene Sekunden aus dem Muster mal Rechnersatz, Stichprobe von 10 % inklusive. Adressen mit getrennten Feldern liegen bei 20 ct – 45 ct, handschriftliche Karteikarten und Visitenkarten mit Notizen bei 45 ct – 90 ct. Bei stark gemischten Beständen ist die Abrechnung nach Stunden zu 14,50 € – 19,00 € möglich – Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster.

Kleine Bestände sind ebenso willkommen wie große: Wir erfassen vom Stapel Messevisitenkarten bis zum Rücklauf einer bundesweiten Aktion.