Marktforschung und Hochschulen: Papierfragebögen, Kodierlisten und Alumni-Listen erfassen lassen

Marktforschung und Hochschulen: welche Belege wir erfassen und worauf es ankommt

Welche Unterlagen fallen in Forschung und Marktforschung an? Papierfragebögen aus schriftlichen Befragungen und Lehrveranstaltungen, Tagebuchbögen aus Panels, Codebögen aus Interviews, Beobachtungsprotokolle mit Ankreuzfeldern, Alumni-Karteikarten und Absolventenlisten sowie Tabellen aus Berichten, die nur gedruckt vorliegen. Ein Fragebogen steht in unserem Rechner mit 2,5 Minuten für 20 bis 40 geschlossene Felder, jede handschriftliche offene Antwort mit 40 Sekunden zusätzlich. Die tatsächlichen Sekunden misst das Muster an Ihren Bögen.

Was muss in der Kodierliste stehen? Für jede Frage der Variablenname, die erlaubten Codes, die Codes für fehlende Werte (keine Angabe, unleserlich, nicht zutreffend) und die Behandlung von Mehrfachnennungen – meist eine Spalte je Antwortmöglichkeit mit 1 oder 0. Dazu kommen Plausibilitätsregeln für Filterfragen: Wer Frage 3 verneint, lässt Frage 4 leer; steht dort doch ein Kreuz, erfassen wir es und markieren den Fall. Was eine gute Kodierliste ausmacht, zeigt der Ratgeber Papierfragebogen in eine auswertbare Tabelle.

Wie gehen Sie mit offenen Antworten um? Wir tippen sie wortgetreu ab, mit Ihrer Zeichengrenze und unleserlichen Wörtern als [?], ohne Interpretation und ohne eigene Kategorien. Soll eine offene Antwort einem Code zugeordnet werden, braucht es dafür einen Codeplan mit eindeutigen Stichworten; Zweifelsfälle bleiben gekennzeichnet für Ihr Team. So bleibt die inhaltliche Arbeit dort, wo sie methodisch hingehört – bei Ihnen.

Und Alumni-Listen oder alte Studienunterlagen? Absolventenlisten aus Jahrbüchern, Karteikarten und mehreren Excel-Dateien führen wir in ein Format zusammen, trennen Namen, Titel und Anschrift in Felder und kennzeichnen mögliche Dubletten – siehe Adressen erfassen und Listen zusammenführen. Tabellen und Texte aus alten Forschungsberichten, deren Seiten sich nicht automatisch lesen lassen, tippen wir ab: 1,50 € – 4,00 € je Normseite (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster), Tabellen zellgenau nach Vorlage.

Wie werden Befragungsdaten geschützt? Am besten erreichen uns die Bögen schon pseudonymisiert mit laufender Bogennummer statt Namen. Daten besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO – etwa Gesundheitsdaten oder Religionszugehörigkeit – erfassen wir nicht; solche Felder werden vor der Übergabe geschwärzt oder aus der Feldvorgabe gestrichen. Vor der ersten Übergabe schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, benennen die Personen mit Zugriff und dokumentieren die technischen und organisatorischen Maßnahmen; die Vorlage kommt von uns oder von Ihnen. Was ein Institut als Verantwortlicher sonst noch regelt, steht ausführlich auf apool.de.

Was geben Sie uns mit?

• Die endgültige Kodierliste mit Codes für fehlende Werte – vor dem Muster, nicht danach.
• Plausibilitätsregeln für Filterfragen und die gewünschte Behandlung von Widersprüchen.
• Bögen mit laufender Bogennummer, möglichst ohne Namen, je Welle oder Erhebungsort als Charge.
• Zielvorlage mit Variablennamen und Spaltenreihenfolge für Ihr Statistikprogramm.
• Eine Ansprechperson im Projekt, die Rückfragen zur Kodierung innerhalb eines Tages beantwortet.

Welcher Vorlauf, welche Termine?

Wann sollte die Erfassung eingeplant werden? In Hochschulen häufen sich Papierbefragungen am Semesterende im Juli und im Februar, Projektberichte hängen an Abgabe- und Förderfristen, Marktforschungsstudien an Kundenterminen. Wir empfehlen, die Kodierliste vor dem Feldende festzulegen und die ersten zurückgekommenen Bögen als Muster zu schicken – so fällt ein Fehler im Codeplan auf, bevor alle Bögen da sind. Danach erfassen wir je Welle; Teildateien gehen je Charge an Sie, die tägliche Meldung nennt Stückzahl und Fehlerquote.