Plausibilitätsprüfung: Definition und Bedeutung bei der Datenerfassung

Was heißt Plausibilitätsprüfung in der Praxis?

Welche Regeln sind typisch? Formatregeln: Eine deutsche Postleitzahl hat 5 Ziffern, eine österreichische vier, eine E-Mail enthält genau ein @, ein Datum liegt nicht in der Zukunft. Wertebereiche: Eine Menge ist größer als null, eine Skalenantwort stammt aus der Kodierliste. Abhängigkeiten zwischen Feldern: Ist „Firma“ ausgefüllt, fehlt aber die Anrede, ist das zulässig; ist bei einer Bestellung die Zahlungsart leer, muss das Feld gekennzeichnet werden. Alle Regeln stammen aus Ihrer Feldvorgabe.

Wann greift die Prüfung? Schon bei der Eingabe. Die Erfassungsmaske an unseren Büroarbeitsplätzen enthält die Regeln als Pflichtfelder und Plausibilitätsregeln; sie meldet einen Verstoß sofort, und die erfassende Person sieht noch einmal auf den Beleg. So entstehen viele Fehler gar nicht erst. Zusätzlich läuft vor jeder Teillieferung eine Prüfung über die ganze Datei, etwa auf leere Pflichtfelder oder Werte außerhalb der erlaubten Codes.

Warum reicht sie allein nicht aus? Weil ein Wert plausibel und trotzdem falsch sein kann. Die Hausnummer 21 statt 12, eine vertauschte Ziffer in der Kundennummer, ein falsch gelesener Nachname – all das besteht jede Formatregel. Solche Fehler findet nur der Vergleich mit dem Beleg, also die Stichprobe von 10 % in der Vier-Augen-Prüfung oder die Doppelerfassung. Die Plausibilitätsprüfung ist daher die erste von mehreren Stufen, nicht die einzige.

Was passiert mit einem Wert, der gegen eine Regel verstößt, aber so auf dem Beleg steht? Wir korrigieren ihn nicht eigenmächtig. Steht auf der Karte eine Postleitzahl mit vier Ziffern bei deutscher Anschrift, ergänzen oder ändern wir nichts: Das Feld wird nach Ihrer Regel gekennzeichnet und in der Fehlerliste geführt. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.