Textverarbeitung und Datenerfassung als Dienstleistung – Papierbelege und Scans von Hand erfassen lassen

Textverarbeitung und Datenerfassung: Daten eingeben lassen, Belege digitalisieren lassen – von Hand

Was genau erfassen wir? Alles, was auf Papier oder als Bild bei Ihnen ankommt und in eine Tabelle gehört: Antwortkarten und Gewinnspiel- und Teilnahmekarten aus Aktionen, Bestellscheine mit Artikelnummern und Mengen, Fragebögen mit Skalen und offenen Antworten, Visitenkarten vom Messestand, Anmeldeformulare und Mitgliedsanträge, Katalogseiten und Datenblätter sowie Typoskripte und Altbestände. Daraus ergeben sich sechs spezialisierte Aufgaben, die wir auf eigenen Seiten beschreiben: Antwortkarten und Bestellscheine erfassen, Fragebögen erfassen, Adressen erfassen und Listen zusammenführen, Produktdaten aus Katalogen erfassen, Texte abtippen und Dokumente formatieren und Internetrecherche. Allen gemeinsam ist der Arbeitsgang: Beleg ansehen, Feld für Feld übertragen, prüfen, Datei mit Fehlerliste zurückgeben. Wer also „Datenerfassung auslagern“ oder schlicht „Daten eingeben lassen“ möchte, bekommt bei uns keine Software, sondern Menschen, die lesen, tippen und nachsehen.

Wann lohnt sich die Erfassung von Hand – und wann ist Scan-Software die bessere Wahl? Ehrlich beantwortet: Sind Ihre Belege einheitliche Formulare in Maschinenschrift, immer gleich aufgebaut und sauber gedruckt, dann liest eine Texterkennung (OCR) sie in Ihrem eigenen Haus schneller und günstiger, als wir sie tippen könnten – dafür brauchen Sie uns nicht. Anders sieht es aus, sobald Handschrift, Ankreuzfelder mit zwei Kreuzen, Freitext, schiefe oder blasse Scans und uneinheitliche Belege wie Visitenkarten ins Spiel kommen: Dann liefern Texterkennung und auch KI-gestützte Werkzeuge Vorschläge, die ein Mensch ohnehin Feld für Feld gegen das Original halten muss. Aushilfen oder Werkstudenten im eigenen Büro sind für ein paar hundert Belege oft die einfachste Lösung; bei mehreren tausend Karten fehlen meist Zeit, eine zweite Person für die Prüfung und eine feste Regel für Sonderfälle. Genau dort setzen wir an: mit festen Erfassungskräften, einer schriftlichen Feldvorgabe, einer gemessenen Zeit je Datensatz und einer Vier-Augen-Prüfung, die nicht vom Zufall abhängt. Ausführlich verglichen werden die drei Wege auf der Seite Datenerfassung Dienstleister.

Was steht in der Feldvorgabe, und wer schreibt sie? Die Feldvorgabe ist die schriftliche Liste aller Felder, die aus dem Beleg in die Datei wandern: Feldname, Zielformat, Pflicht oder optional und – am wichtigsten – eine Regel für jeden Sonderfall. Was passiert, wenn zwei Kreuze gesetzt sind, eine Hausnummer fehlt, eine E-Mail-Adresse kein @ hat oder ein Wort unleserlich ist? Diese Fragen klären wir, bevor der erste Karton geöffnet wird, nicht mittendrin. Bringen Sie eine eigene Zielvorlage mit, übernehmen wir deren Spalten genau; fehlt sie, schlägt Elisabeth Zachová anhand Ihrer Beispielbelege eine Feldvorgabe vor, die Sie ergänzen und freigeben. Wie eine gute Vorgabe aussieht, zeigt der Ratgeber Feldvorgabe schreiben: Pflichtfelder, Formate, Vorlage. Aus der Vorgabe richten wir die Erfassungsmaske ein, die Pflichtfelder und Formate schon beim Tippen prüft.

Wie entsteht der Preis je Datensatz 2026? Aus gemessenen Sekunden, nicht aus einer Pauschale. Eine Adresse mit Name, Firma und Anschrift braucht erfahrungsgemäß rund 30 Sekunden, eine Antwortkarte mit Anschrift und bis zu drei Feldern rund 60 Sekunden, ein Bestellschein mit Positionen rund 1,5 Minuten und ein Fragebogen mit 20 bis 40 Feldern rund 2,5 Minuten; jedes weitere Feld kostet etwa 3 Sekunden, ein handschriftliches Freitextfeld rund 40 Sekunden. Handschrift verlängert die Zeit auf dem betroffenen Anteil um 50 %. Im Muster messen wir die tatsächlichen Sekunden an Ihren Belegen und machen daraus einen festen Preis je Datensatz. Einfache Datensätze liegen bei 20 ct – 45 ct, Handschrift und Freitext bei 45 ct – 90 ct, Fragebögen bei 0,90 € – 2,50 € je Bogen – Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster. Den Rechenweg mit Beispielen erklärt der Ratgeber Preis je Datensatz: Sekunden je Feld, Ihre eigene Kombination rechnet der Erfassungsrechner.

Welche Prüfstufe passt – Stichprobe oder Doppelerfassung? Bei der Vier-Augen-Prüfung vergleicht eine zweite Person eine Stichprobe von 10 % der Datensätze Feld für Feld mit dem Beleg; das ist im Preis je Datensatz enthalten und reicht für Anschriften und Ankreuzfelder. Bei kritischen Feldern – Bestellmengen, Artikelnummern, Beitragsklassen, Kontonummern nur nach Ihrer Weisung – empfehlen wir die Doppelerfassung: Zwei Personen erfassen unabhängig voneinander, das System gleicht beide Fassungen ab, und jede Abweichung wird am Beleg entschieden. Das kostet rund 90 % zusätzliche Erfassungszeit auf die betroffenen Belege. Als Zielwert der Fehlerquote gelten unter 0,5 % bei gedruckten Vorlagen und unter 2 % bei Handschrift. Wir versprechen keine Fehlerquote und keinen Termin als Garantie, sondern einen nachvollziehbaren Prozess: Muster mit Freigabe, Vier-Augen-Prüfung, Fehlerliste zur Datei und Löschbestätigung. Unleserliche Felder kennzeichnen wir statt zu raten – sie stehen in einer eigenen Fehlerliste zur Datei, damit Sie die Belege gezielt nachsehen können. Mehr dazu im Ratgeber Stichprobe, Vier-Augen-Prüfung oder Doppelerfassung.

Wie kommen Belege und Scans zu uns – und wie die Datei zurück? Papier schicken Sie per Paketdienst Ihrer Wahl direkt an unser Büro in Moravská Třebová; ab einer Palette organisieren wir eine Partnerspedition innerhalb von 24 Stunden. Der Wareneingang zählt die Kartons, fotografiert sie und vergibt jedem Karton eine Chargennummer, damit jeder Beleg später wiederzufinden ist. Scans als PDF oder JPG kommen über den Übertragungsweg, den Sie bereitstellen. Belege mit personenbezogenen Daten bitte nicht über das Formular und Scans nicht unverschlüsselt senden – den Übertragungsweg (SFTP, Kundenportal oder passwortgeschütztes Archiv, von Ihnen bereitgestellt) vereinbaren wir mit dem AV-Vertrag. Wir erfassen nicht bei Ihnen vor Ort: Belege kommen per Paketdienst oder Spedition, Scans über den vereinbarten Übertragungsweg nach Moravská Třebová. Die Ergebnisdatei geht über denselben Weg zurück – gesamt oder je Charge, wenn Sie schon während der Erfassung mit den ersten Datensätzen arbeiten wollen. Täglich melden wir, wie viele Belege erfasst sind und wie hoch der Anteil gekennzeichneter Felder ist.

Wie wird der Datenschutz bei der Erfassung organisiert? Als fester Teil des Ablaufs, nicht als Versprechen. Vor der ersten Übergabe schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, benennen die Personen mit Zugriff und dokumentieren die technischen und organisatorischen Maßnahmen; die Vorlage kommt von uns oder von Ihnen. Erfasst wird ausschließlich an Büroarbeitsplätzen in unserer Zentrale Moravská Třebová – keine Heimarbeit, keine Unterauftragnehmer, benannte Personen mit Zugriff. Die Belege liegen in nummerierten Kartons in einem verschlossenen Aktenbereich, gearbeitet wird an Rechnern ohne Wechseldatenträger mit persönlichen Benutzerkonten. Daten besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO – etwa Gesundheitsdaten oder Religionszugehörigkeit – erfassen wir nicht; solche Felder werden vor der Übergabe geschwärzt oder aus der Feldvorgabe gestrichen. Was ein AV-Vertrag im Einzelnen regeln muss und welche Maßnahmen dokumentiert werden, steht ausführlich auf apool.de im Ratgeber zur Datenerfassung nach DSGVO; hier beschreiben wir nur, wie wir den Prozess in der Praxis führen.

Wie lange dauert eine Erfassung, und was gehört nicht dazu? Die Laufzeit rechnen wir in Arbeitsstunden gesamt: Anzahl Belege mal gemessene Sekunden, bei Doppelerfassung plus 90 %. Aus dem Muster ergibt sich, wie viele Datensätze täglich zurückkommen; bei Terminen unter 48 Stunden rechnen wir einen Eilzuschlag von 15 %, am Wochenende 25 % (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Adressdatei fürs Mailing aufbereiten, Portooptimierung, Kuvertieren und Warensendungen übernimmt APOOL WERKE auf apool.de; hier geht es nur um das Erfassen selbst. Auch Belege nach Ihrer Weisung auspacken und vorsortieren, Lagerung und Versand laufen über die entsprechenden Leistungen von APOOL WERKE; datenerfassen-lassen.de ist die Spezialseite für den Teil, der am Bildschirm geschieht. Den kompakten Überblick über diese Leistung finden Sie auch auf apool.de.

Abgerechnet wird je Datensatz: Sekunden aus dem Muster mal Rechnersatz, die Stichprobe von 10 % ist enthalten. Einfache Datensätze kosten 20 ct – 45 ct, Handschrift und Freitext 45 ct – 90 ct, Fragebögen 0,90 € – 2,50 € je Bogen; Doppelerfassung kritischer Felder erhöht die Erfassungszeit um rund 90 %. Aufgaben ohne klaren Datensatz, etwa gemischte Altbestände, rechnen wir nach Stunden mit Stundennachweis zu 14,50 € – 19,00 € je Stunde. Spedition für Paletten und der Rückversand der Belege stehen als eigene Positionen im Angebot – Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster.

Eine Untergrenze nennen wir bewusst nicht: Wir erfassen vom Stapel Messevisitenkarten bis zum Rücklauf einer bundesweiten Aktion, und das Muster zeigt in jedem Fall, ob sich die Vergabe für Sie rechnet.