Feldvorgabe: Definition und Bedeutung bei der Datenerfassung

Was heißt Feldvorgabe in der Praxis?

Was steht in einer Feldvorgabe? Für jedes Feld eine Zeile mit drei Angaben: der Name der Spalte in der Zieldatei, das Format und die Regel für Sonderfälle. Ein Beispiel: „Postleitzahl – 5 Ziffern, als Text – vier Ziffern oder unleserlich: Kennzeichnung U, keine Ergänzung“. Dazu kommen die Reihenfolge der Spalten, der Zeichensatz, die Schreibweise von Umlauten, die Behandlung von Titeln und Doppelnamen sowie ein Hinweis, welche Felder Pflicht sind und welche doppelt erfasst werden. Bei Fragebögen gehört die Kodierliste als Anhang dazu.

Warum sind die Regeln für Sonderfälle so wichtig? Weil sie über die Qualität der Datei entscheiden. Was tun bei zwei Kreuzen in einem Einfachfeld, bei einem leeren Pflichtfeld, bei einer Abkürzung wie „Str.“ oder bei einer Anmerkung am Rand? Fehlt die Regel, entscheidet jede Person anders, und die Datei wird uneinheitlich. Steht sie in der Vorgabe, lässt sie sich in der Erfassungsmaske als Plausibilitätsregel hinterlegen und in der Stichprobe überprüfen.

Wie beeinflusst die Feldvorgabe den Preis 2026? Direkt über die Sekunden je Datensatz. Jedes zusätzliche Feld kostet etwa 3 Sekunden Erfassungszeit, zehn zusätzliche Felder also rund 30 Sekunden je Beleg. Eine schlanke Vorgabe mit Anschrift und wenigen Feldern bleibt im Bereich 20 ct – 45 ct je Datensatz (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Deshalb lohnt es sich, vorher zu klären, welche Felder Ihr Zielsystem wirklich braucht.

Wer schreibt die Vorgabe, und wann ist sie fertig? Meist Sie, mit unserer Vorlage und unseren Rückfragen anhand der Beispielbelege. Feldvorgabe und AV-Vertrag liegen vor der ersten Übergabe vor; das Muster mit 50–100 Datensätzen zeigt dann, ob alle Sonderfälle abgedeckt sind. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung bietet der Ratgeber Feldvorgabe schreiben.