Belegarten · Daten erfassen lassen
Auf einem Bestellschein zählt jedes Zeichen: Eine vertauschte Ziffer in der Artikelnummer schickt den falschen Artikel los. Wir erfassen Kundennummer, Anschrift, bis zu acht Positionen mit Artikelnummer und Menge sowie die Zahlungsart – gedruckt in rund 1,5 Minuten, bei 60 % Handschrift in rund 1,9 Minuten je Schein. Der Preis liegt bei 45 ct bis 90 ct je Datensatz (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster); für die Positionsfelder empfehlen wir Doppelerfassung.
Richtwert 2026 45 ct – 90 ct je Datensatz · rund 1,5 Minuten je Beleg, mit 60 % Handschrift rund 1,9 Minuten (Voreinstellung im Erfassungsrechner)
Ein Bestellschein besteht aus einem Kopf und einer Positionstabelle. Im Kopf stehen Kundennummer, Name, Lieferanschrift und – wenn abweichend – Rechnungsanschrift, dazu Telefon und E-Mail. Die Tabelle hat meist sechs bis acht Zeilen mit Artikelnummer, Bezeichnung, Größe oder Farbe, Menge und Einzelpreis. Unten folgen Zahlungsart, gelegentlich ein Gutscheincode und die Unterschrift.
Bestellkarten aus Katalogen sind kleiner und haben weniger Zeilen, dafür sind sie dichter bedruckt. Gemeinsam ist beiden, dass Kunden die Bezeichnung oft frei formulieren und die Artikelnummer abkürzen, verdrehen oder weglassen. Die Erfassung überträgt Positionen deshalb in eine eigene Zeile je Artikel, mit Belegnummer als Klammer, damit Ihr Warenwirtschaftssystem den Import ohne Nacharbeit übernehmen kann.
Bestellscheine kommen aus Katalogbeilagen, aus Kundenzeitschriften, von Messen mit Sonderpreisen und aus Faxeingängen, die Sie gesammelt als Scan schicken. Viele Versandhändler mit älterer Stammkundschaft bekommen bis heute einen festen Anteil ihrer Bestellungen auf Papier. Diese Belege laufen gleichmäßig ein, mit Spitzen nach dem Versand eines neuen Katalogs und vor Feiertagen.
Weil Bestellungen nicht wochenlang liegen dürfen, arbeiten wir hier gern mit kurzen Takten: Scans kommen täglich über Ihren Übertragungsweg, die Datei geht am Folgetag zurück. Papier schicken Sie wöchentlich im Karton. Sie scannen, wir tippen – oder Sie schicken das Papier, je nachdem, was in Ihrem Haus schneller geht.
| Feld | Format | Regel für Sonderfälle |
|---|---|---|
| Kundennummer | Text, führende Nullen erhalten | Stellenzahl falsch: Feld wie gelesen, Kennzeichnung „K“ |
| Artikelnummer | Text, ohne Leerzeichen | nicht in Ihrer Artikelliste: wie gelesen, Kennzeichnung „A“ |
| Menge | ganze Zahl | leer bei vorhandener Artikelnummer: 1 nur nach Regel, sonst Kennzeichnung „M“ |
| Größe, Farbe | Code nach Ihrer Liste | Freitext statt Code: Freitext übernehmen, Kennzeichnung „V“ |
| Zahlungsart | Code R / L / N | zwei Kreuze: Feld leer, Kennzeichnung „Z-2“ |
| Lieferanschrift abweichend | 1 / 0 plus Adressfelder | nur teilweise ausgefüllt: erfassen, Kennzeichnung „L“ |
Sonderfälle und wie wir sie behandeln
Für Bestellscheine empfehlen wir die Doppelerfassung mit Abgleich (+90 % Erfassungszeit) bei den kritischen Feldern: Kundennummer, Artikelnummer und Menge. Zwei Personen erfassen diese Felder unabhängig voneinander, eine Abgleichsroutine zeigt jede Abweichung, und eine dritte Sicht auf den Beleg entscheidet. Warum der Aufwand? Ein Tippfehler in der Anschrift kostet einen Rückläufer, ein Tippfehler in der Artikelnummer eine Falschlieferung mit Retoure. Die übrigen Felder laufen mit der üblichen Stichprobe von 10 %. Den Aufschlag wendet der Erfassungsrechner nur auf die Erfassungszeit an (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Reaktionszeit
Eilaufträge auch am Wochenende und an Feiertagen – Zuschlag 25 %, Express unter 48 Stunden 15 % (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Aus der Praxis
Ein Versandhändler für Gartenbedarf aus dem Münsterland ließ die Papierbestellungen einer Frühjahrssaison erfassen: 4.300 Bestellscheine mit durchschnittlich vier Positionen, überwiegend von Hand ausgefüllt. Mit Doppelerfassung der Positionsfelder waren das rund 140 Arbeitsstunden Erfassung plus Abgleich und 4.381 € insgesamt, also 1,02 € je Schein (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Unbekannte Artikelnummern standen gesammelt in der Fehlerliste, der Kundendienst klärte sie in einem Durchgang.
Richtwerte: Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster. Alle Preise netto zzgl. USt. – bei Leistungen an Unternehmen in Deutschland gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG), es fällt keine tschechische Mehrwertsteuer an.
Nein, wir arbeiten nicht in Ihren Systemen. Sie bekommen eine Importdatei im Format Ihrer Vorlage, die Sie selbst einlesen.
Weil eine Stichprobe von 10 % Fehler nur findet, wenn sie zufällig gezogen werden. Bei Artikelnummern und Mengen soll jede Abweichung auffallen; das leistet nur der Abgleich zweier unabhängiger Erfassungen.
Nach dem Muster in der Regel am Folgetag je Tageslieferung. Wenn es schneller gehen muss als 48 Stunden, rechnen wir einen Eilzuschlag von 15 % (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Plausibilitätsregeln, Stichprobe und Doppelerfassung im Vergleich: was jede Prüfstufe findet, welche zu welcher Belegart passt und was der Unterschied bei 10.000 Bestellscheinen kostet.
Artikel lesenVon der Importvorlage über Pflichtfelder und Formate bis zu Kennzeichnungen wie U und [?]: So schreiben Sie eine Feldvorgabe, die ohne Rückfragen funktioniert – mit einer ausgefüllten Vorlage zum Übernehmen.
Artikel lesenNennen Sie Belegart, Menge, Felder je Beleg, Handschriftanteil, Zielformat und Termin: Sie erhalten den Preis je Datensatz nach Prüfstufe, den Mustertermin und den Übergabeweg für Belege oder Scans. Elisabeth Zachová spricht Deutsch, Mo–Fr 7:00–17:00 Uhr.
