Belegarten · Daten erfassen lassen
Eine Antwortkarte trägt meist nur eine Anschrift, zwei bis drei Ankreuzfelder und gelegentlich eine Zeile Freitext – trotzdem ist sie der Beleg, bei dem die meisten Rückfragen entstehen. Gedruckt rechnen wir 60 Sekunden je Karte, bei einem typischen Handschriftanteil von 80 % sind es rund 84 Sekunden. Daraus ergibt sich ein Preis von 20 ct bis 90 ct je Datensatz (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Erfasst wird an Büroarbeitsplätzen in Moravská Třebová, das Muster liegt in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans vor.
Richtwert 2026 20 ct – 90 ct je Datensatz · rund 60 Sekunden je Beleg, mit 80 % Handschrift rund 84 Sekunden (Voreinstellung im Erfassungsrechner)
Die typische Karte im Postkartenformat hat vorne einen vorgedruckten Adressblock für Name, Straße, Postleitzahl und Ort, darunter zwei bis drei Kästchen („Bitte senden Sie mir …“, „Ich möchte beraten werden“, „Katalog gewünscht“) und oft ein Feld für Telefon oder E-Mail. Manche Karten tragen einen vorgedruckten Aktionscode, andere eine Unterschriftszeile, die wir nur als vorhanden oder nicht vorhanden vermerken. Weil die Absender ihre Karte am Küchentisch oder am Messestand ausfüllen, ist die Anschrift in vier von fünf Fällen handgeschrieben – mit Kugelschreiber, Filzstift oder Bleistift.
Für die Erfassung heißt das: Die Felder selbst sind schnell getippt, Zeit kostet das Lesen. Ein sauber gedruckter Aufkleber mit Anschrift ist in wenigen Sekunden übertragen, eine eilige Handschrift mit verschliffenen Umlauten braucht deutlich länger. Deshalb messen wir im Muster beides getrennt und rechnen mit dem tatsächlichen Mix Ihres Rücklaufs.
Antwortkarten kommen aus Beilagen in Zeitschriften, aus Anzeigen mit Coupon, aus Katalogen und aus Aussendungen, bei denen die Karte als Rückantwort beiliegt. Der Rücklauf verläuft in Wellen: In den ersten zwei Wochen nach einer Aktion kommt der größte Teil, danach tröpfeln Nachzügler über Wochen nach. Viele Auftraggeber schicken uns deshalb zuerst die große Welle in Kartons und später einen oder zwei kleinere Nachläufer.
Saisonale Spitzen gibt es im Herbst vor dem Weihnachtsgeschäft und im Januar nach Jahresaktionen von Verlagen und Vereinen. Wer die Termine früh nennt, bekommt die Erfassung ohne Wartezeit eingeplant; die Karten selbst schicken Sie per Paketdienst oder bei großen Mengen auf Paletten über eine Partnerspedition. Adressdatei fürs Mailing aufbereiten, Portooptimierung, Kuvertieren und Warensendungen übernimmt APOOL WERKE auf apool.de; hier geht es nur um das Erfassen selbst.
| Feld | Format | Regel für Sonderfälle |
|---|---|---|
| Aktionscode | Text, wie gedruckt | fehlt oder überklebt: Feld leer, Kennzeichnung „C-0“ |
| Vorname, Nachname | zwei Spalten, Text | nur Initiale lesbar: Initiale erfassen, Kennzeichnung „U“ |
| Straße, Hausnummer | zwei Spalten | Postfach statt Straße: eigene Spalte „Postfach“ |
| Postleitzahl, Ort | 5 Ziffern als Text, Ort als Text | Ziffer unleserlich: Feld leer, Kennzeichnung „U“, nicht aus dem Ort ableiten |
| Ankreuzfeld 1–3 | je Spalte 1 / 0 | Kreuz durchgestrichen: 0 mit Kennzeichnung „X“ |
| Freitext | wortgetreu, max. 200 Zeichen | unleserliche Wörter als [?], keine Ergänzung |
Sonderfälle und wie wir sie behandeln
Für Antwortkarten empfehlen wir die Stichprobe von 10 % durch eine zweite Person: Sie vergleicht zufällig gezogene Datensätze jeder Charge mit dem Papier und meldet Abweichungen. Warum reicht das? Ein Fehler betrifft hier nur einen einzelnen Kontakt, und die Felder sind wenige und gut prüfbar. Liegt die Abweichung in einer Charge über dem Zielwert von 2 % bei Handschrift, wird die ganze Charge ein zweites Mal geprüft, bevor sie in die Datei geht. Eine Doppelerfassung lohnt sich nur, wenn aus der Karte direkt eine Bestellung oder eine Zahlung entsteht. Unleserliche Felder kennzeichnen wir statt zu raten – sie stehen in einer eigenen Fehlerliste zur Datei, damit Sie die Belege gezielt nachsehen können.
Reaktionszeit
Eilaufträge auch am Wochenende und an Feiertagen – Zuschlag 25 %, Express unter 48 Stunden 15 % (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Aus der Praxis
Ein Naturschutzverein aus Niedersachsen bekam nach einer Spendenaktion 11.800 Antwortkarten zurück, die meisten handschriftlich, mit Aktionscode und einem zusätzlichen Feld für den Wunsch nach Informationsmaterial. Die Karten kamen in zwei Wellen per Paketdienst. Bei rund 88,2 Sekunden je Karte ergab das rund 289 Arbeitsstunden und 4.770 € insgesamt, also 40,4 ct je Datensatz (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Die Datei ging je Welle mit Fehlerliste an den Verein, die Karten nach Abnahme zurück.
Richtwerte: Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster. Alle Preise netto zzgl. USt. – bei Leistungen an Unternehmen in Deutschland gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG), es fällt keine tschechische Mehrwertsteuer an.
Das Muster mit 50–100 Karten liegt in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans vor. Nach Ihrer Freigabe läuft die Erfassung je Karton; auf Wunsch bekommen Sie die Datei in Teillieferungen, sobald eine Charge geprüft ist.
Nein, eine Unterschrift wird nicht abgebildet oder abgetippt. Wir vermerken auf Wunsch nur in einer Spalte, ob die Unterschriftszeile ausgefüllt ist, weil das für manche Aktionen eine Rolle spielt.
Die Freitextzeile in Handschrift rechnen wir mit rund 40 Sekunden zusätzlich. Je nach Lesbarkeit liegt die Karte dann im oberen Teil der Spanne 20 ct bis 90 ct je Datensatz (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Vom nummerierten Karton über Feldvorgabe, Muster und Stichprobe bis zur Datei mit Fehlerliste: So läuft die Erfassung von Antwortkarten und Rückläufern Schritt für Schritt – mit Rechenbeispiel für 24.000 Karten.
Artikel lesenWas passiert mit unleserlichen Hausnummern, „Str.“ und „Mueller“? Regeln für Kennzeichnung, Abkürzungen, Umlaute und Prüfstufe bei handschriftlichen Belegen – mit Kostenvergleich Druckschrift gegen Handschrift.
Artikel lesenNennen Sie Belegart, Menge, Felder je Beleg, Handschriftanteil, Zielformat und Termin: Sie erhalten den Preis je Datensatz nach Prüfstufe, den Mustertermin und den Übergabeweg für Belege oder Scans. Elisabeth Zachová spricht Deutsch, Mo–Fr 7:00–17:00 Uhr.
