So arbeiten wir: vom Karton mit Belegen zur geprüften Datei

Was brauchen wir für ein Angebot?

Eine kurze Beschreibung von Belegart, Menge, gewünschtem Zielformat und Termin sowie einige anonymisierte Beispielbelege – geschwärzt oder mit erfundenen Angaben ausgefüllt. Elisabeth Zachová klärt offene Punkte telefonisch oder per E-Mail und schickt Ihnen nach spätestens 24 Stunden ein Angebot mit dem voraussichtlichen Preis je Datensatz und der Prüfstufe, die wir empfehlen. Echte personenbezogene Belege brauchen wir in dieser Phase ausdrücklich nicht.

Was ist vor der ersten Übergabe zu klären?

Zwei Dinge: die Feldvorgabe und der Vertrag. In der Feldvorgabe stehen alle Felder mit Format, Pflichtkennzeichnung und Regeln für Sonderfälle; bei Fragebögen kommt die Kodierliste dazu. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung unterschreiben beide Seiten, bevor der erste Karton oder Scan unterwegs ist. Erst danach vereinbaren wir den Übertragungsweg für Scans und die Ergebnisdatei.

Warum gibt es immer ein Muster?

Weil Belege auf dem Papier anders aussehen als in der Beschreibung. Aus Ihren echten Belegen erfassen wir 50–100 Datensätze, messen die Sekunden je Datensatz und schicken Datei und Fehlerliste zur Freigabe – in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans. Was im Muster auffällt, fließt in die Feldvorgabe ein; aus den gemessenen Sekunden wird der feste Preis je Datensatz für den gesamten Auftrag.

Wie läuft die Erfassung nach der Freigabe?

Charge für Charge: Jeder Karton trägt eine eigene Nummer, jede Charge wird vollständig erfasst und geprüft, bevor die nächste beginnt. Eine zweite Person vergleicht 10 % der Datensätze mit dem Beleg; bei kritischen Feldern erfassen zwei Personen unabhängig und gleichen ab (Doppelerfassung, rund 90 % mehr Erfassungszeit). Jeden Arbeitstag melden wir Fortschritt und Quote der gekennzeichneten Felder, Teillieferungen der Datei sind auf Wunsch je Charge möglich.

Wie endet ein Auftrag?

Mit der Ergebnisdatei im vereinbarten Format und der Fehlerliste, die zu jeder Kennzeichnung Beleg-Nummer, Feld, Grund und Status nennt. Nach Ihrer Abnahme gehen die Papierbelege zurück oder werden nach schriftlicher Weisung vernichtet, die digitalen Projektdaten löschen wir nach 30 Tagen und bestätigen das schriftlich. Die Schritte im Überblick zeigt die Zeitleiste auf dieser Seite, die Preise stehen unter Preise.

Wie sieht ein Erfassungsplatz aus?

Erfasst wird an Büroarbeitsplätzen mit zwei Bildschirmen: links der Scan oder der Beleg, rechts die Erfassungsmaske, die nach Ihrer Feldvorgabe eingerichtet ist – mit Pflichtfeldern, festen Formaten und Plausibilitätsregeln, etwa für Postleitzahlen oder Datumsangaben. Papierbelege liegen in nummerierten Kartons je Charge und werden nach Schichtende in einem verschlossenen Aktenbereich aufbewahrt, getrennt von Halle und Wareneingang. Jeder Auftrag hat eine elektronische Arbeitsanweisung, sodass jede Person dieselben Regeln vor Augen hat.

Wie schützen wir Belege und Daten?

Vor der ersten Übergabe schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, benennen die Personen mit Zugriff und dokumentieren die technischen und organisatorischen Maßnahmen; die Vorlage kommt von uns oder von Ihnen. Erfasst wird ausschließlich an Büroarbeitsplätzen in unserer Zentrale Moravská Třebová – keine Heimarbeit, keine Unterauftragnehmer, benannte Personen mit Zugriff. Die Rechner haben keine Wechseldatenträger, jede Person arbeitet mit eigenem Benutzerkonto, und Belege verlassen den Aktenbereich nur für die Erfassung. Daten besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO – etwa Gesundheitsdaten oder Religionszugehörigkeit – erfassen wir nicht; solche Felder werden vor der Übergabe geschwärzt oder aus der Feldvorgabe gestrichen. Welche Inhalte ein solcher Vertrag haben sollte und welche Maßnahmen üblich sind, erläutert APOOL WERKE ausführlich auf apool.de im Artikel Datenerfassung auslagern – DSGVO-konform.

Welche Übergabewege gibt es?

Belege mit personenbezogenen Daten bitte nicht über das Formular und Scans nicht unverschlüsselt senden – den Übertragungsweg (SFTP, Kundenportal oder passwortgeschütztes Archiv, von Ihnen bereitgestellt) vereinbaren wir mit dem AV-Vertrag. Scans nehmen wir als PDF oder JPG an, am besten je Charge in einem eigenen Ordner. Die Ergebnisdatei und die Fehlerliste gehen über denselben Weg zurück, Zugangsdaten tauschen wir getrennt von den Dateien aus.

Wer liefert Belege, Feldvorgabe und Vorlagen?

Welchen Nachweis bekommen Sie?

Zahlen zur Veranschaulichung. Wie eine Feldvorgabe entsteht, zeigt der Ratgeber Feldvorgabe schreiben; welche Prüfstufe passt, der Beitrag Stichprobe, Vier-Augen-Prüfung oder Doppelerfassung.

Wie viel schaffen wir am Tag?

Wie schnell Ihr Auftrag fertig wird, planen wir aus dem Muster: Die gemessenen Sekunden je Datensatz ergeben die Arbeitsstunden gesamt und die Zahl der Datensätze je Tag, die wir Ihnen je Charge zusagen. Kündigen Sie eine Rücklaufwelle vorab an, reservieren wir die Stunden; eilige Aufträge sind mit Zuschlag möglich (15 % unter 48 Stunden, 25 % am Wochenende, Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).

Wie vertraulich bleiben Belege und Auftrag?

Was auf Ihren Belegen steht, bleibt im Auftrag: Die erfassenden Personen sind namentlich benannt und zur Vertraulichkeit verpflichtet, Inhalte werden weder kopiert noch für andere Zwecke genutzt, und Rückfragen zu einzelnen Belegen laufen nur über Ihre benannte Ansprechperson. Fotos im Wareneingang zeigen die Kartons, nicht deren Inhalt.

Wie kommen die Belege zu uns und zurück?

Kartons mit Belegen schicken Sie per Paketdienst Ihrer Wahl an unsere Zentrale; aus Deutschland und Österreich sind sie in der Regel in 1–2 Werktagen da. Größere Mengen auf Paletten holt eine unserer Partnerspeditionen ab, organisiert in 24 Stunden – eigene Fahrzeuge haben wir nicht. Der Rückversand nach Abnahme ist eine eigene Position im Angebot. Mehr zum Ablauf auf der Strecke steht auf apool.de unter Transport.

Häufige Fragen zum Ablauf der Erfassung