Belegarten · Daten erfassen lassen
Mitgliedsanträge und Anmeldeformulare sind lang, handschriftlich und voller Pflichtfelder. Wir erfassen Personendaten, Anschrift, Mitgliedsart und Beitrag von Hand, Bankdaten nur nach Ihrer schriftlichen Weisung – rund 78 Sekunden je Formular, bei 90 % Handschrift rund 1,9 Minuten. Der Preis liegt bei 45 ct bis 90 ct je Datensatz (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster); für Mitgliedsart und Beitrag empfehlen wir Doppelerfassung.
Richtwert 2026 45 ct – 90 ct je Datensatz · rund 78 Sekunden je Beleg, mit 90 % Handschrift rund 1,9 Minuten (Voreinstellung im Erfassungsrechner)
Ein Mitgliedsantrag hat typischerweise eine DIN-A4-Seite: Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon, E-Mail, dann die Wahl der Mitgliedsart (ordentlich, ermäßigt, Familie, Fördermitglied) mit dem zugehörigen Beitrag, Eintrittsdatum und ein Block für die Einzugsermächtigung. Anmeldeformulare für Kurse, Seminare oder Freizeiten sehen ähnlich aus, nur dass statt der Mitgliedsart ein Kurs, ein Termin oder eine Teilnehmergruppe gewählt wird.
Fast alles ist von Hand ausgefüllt, oft in Druckbuchstaben, aber mit vielen Abkürzungen. Weil aus dem Formular eine dauerhafte Mitgliedschaft oder eine verbindliche Anmeldung entsteht, zählen hier leere Pflichtfelder: Wir melden sie, statt sie zu ergänzen. Wir erfassen nichts, was nicht auf dem Formular steht.
Die Formulare kommen von Vereinen und Verbänden aus Werbeaktionen, Jubiläen und Infoständen, von Bildungsträgern und Volkshochschulen zum Semesterstart, von Sportvereinen nach dem Sommer und von Veranstaltern von Freizeiten und Reisen. Die Spitzen liegen im September und im Januar; Verbände mit Beitragsjahr sammeln Anträge oft über das ganze Jahr und schicken sie in Quartalsblöcken.
Häufig liegt ein Bestand aus mehreren Jahren im Schrank, der beim Wechsel der Mitgliederverwaltung erfasst werden soll. Dann kommen die Formulare in Ordnern oder Kartons, und wir legen mit Ihnen fest, welcher Stand gilt, wenn zu einem Mitglied mehrere Blätter vorliegen.
| Feld | Format | Regel für Sonderfälle |
|---|---|---|
| Geburtsdatum | TT.MM.JJJJ | nur Jahr lesbar: Jahr erfassen, Tag und Monat leer, Kennzeichnung „U“ |
| Mitgliedsart | Code nach Ihrer Beitragsliste | zwei Arten angekreuzt: Feld leer, Kennzeichnung „M-2“ |
| Beitrag | Betrag mit zwei Nachkommastellen | passt nicht zur Mitgliedsart: wie geschrieben, Kennzeichnung „B“ |
| Eintrittsdatum | TT.MM.JJJJ | fehlt: leer, Kennzeichnung „P“ (Pflichtfeld leer) |
| Einzugsermächtigung | 1 / 0 | Bankdaten nur nach Weisung; ohne Weisung Feld 1 / 0, keine Kontodaten |
Sonderfälle und wie wir sie behandeln
Wir empfehlen die Doppelerfassung mit Abgleich (+90 % Erfassungszeit) für Mitgliedsart, Beitrag, Geburtsdatum und Eintrittsdatum. Ein falsch übertragener Beitrag führt zu falschen Lastschriften und zu Rückfragen, die Ihr Büro Wochen beschäftigen. Zwei Personen erfassen diese Felder unabhängig, Abweichungen werden am Formular geklärt. Anschrift und Kontaktdaten laufen mit der Stichprobe von 10 %. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung wird vor der ersten Übergabe geschlossen; wie Übertragungsweg, Zugriff und Löschung dokumentiert werden, steht ausführlich auf apool.de.
Reaktionszeit
Eilaufträge auch am Wochenende und an Feiertagen – Zuschlag 25 %, Express unter 48 Stunden 15 % (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Aus der Praxis
Ein Bildungsträger aus Westfalen stellte seine Kursverwaltung um und ließ 1.900 handschriftliche Anmeldeformulare aus zwei Jahrgängen erfassen. Kurswahl und Gebühr liefen mit Doppelerfassung, Bankdaten wurden auf Weisung nicht übernommen. Mit rund 1,9 Minuten je Formular ergaben sich rund 60 Arbeitsstunden Erfassung plus Abgleich und 1.871 € insgesamt, also 98,5 ct je Formular (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Leere Pflichtfelder standen gesammelt in der Fehlerliste.
Richtwerte: Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster. Alle Preise netto zzgl. USt. – bei Leistungen an Unternehmen in Deutschland gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG), es fällt keine tschechische Mehrwertsteuer an.
Nur nach Ihrer ausdrücklichen schriftlichen Weisung und mit einer eigenen Regel in der Feldvorgabe. Ohne Weisung erfassen wir nur, ob eine Einzugsermächtigung erteilt wurde.
Nein, wir arbeiten nicht in Ihren Systemen. Sie erhalten eine Datei in der Importvorlage Ihrer Verwaltung und lesen sie selbst ein.
Erfasst wird ausschließlich an Büroarbeitsplätzen in unserer Zentrale Moravská Třebová – keine Heimarbeit, keine Unterauftragnehmer, benannte Personen mit Zugriff. Die Personen werden im Vertrag benannt, bevor das erste Formular bei uns ankommt.
Was passiert mit unleserlichen Hausnummern, „Str.“ und „Mueller“? Regeln für Kennzeichnung, Abkürzungen, Umlaute und Prüfstufe bei handschriftlichen Belegen – mit Kostenvergleich Druckschrift gegen Handschrift.
Artikel lesenPlausibilitätsregeln, Stichprobe und Doppelerfassung im Vergleich: was jede Prüfstufe findet, welche zu welcher Belegart passt und was der Unterschied bei 10.000 Bestellscheinen kostet.
Artikel lesenNennen Sie Belegart, Menge, Felder je Beleg, Handschriftanteil, Zielformat und Termin: Sie erhalten den Preis je Datensatz nach Prüfstufe, den Mustertermin und den Übergabeweg für Belege oder Scans. Elisabeth Zachová spricht Deutsch, Mo–Fr 7:00–17:00 Uhr.
