Branchen · Daten erfassen lassen
Für Zeitschriften-, Fach- und Buchverlage aus Deutschland und Österreich übertragen wir Abo-Bestellkarten, Leserumfragen, Gewinnspielkarten und Leserbriefe von Hand in Excel, CSV oder Ihre Vorlage: 20 ct – 45 ct je gut lesbarem Datensatz, 45 ct – 90 ct bei Handschrift mit Freitext (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Das Muster mit 50–100 Karten erhalten Sie in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans, ein schriftliches Angebot spätestens 24 Stunden nach Ihrer Anfrage. Erfasst wird am Bildschirm in unserem Büro in Moravská Třebová, Tschechien.
Welche Belege landen im Leserservice auf dem Tisch? Eingeheftete Abo-Karten, Bestellcoupons aus Beilagen für Sonderhefte und Jahrbücher, Leserumfragen, Gewinnspielkarten aus dem Rätselteil, Adressänderungen und Leserbriefe. Fast alle sind gedruckte Vordrucke, die Leserinnen und Leser mit Kugelschreiber ausfüllen – oft auf gestrichenem Papier, auf dem die Schrift verläuft. Eine Abo-Karte mit Anschrift und bis zu drei Kreuzen rechnen wir mit 60 Sekunden, jedes weitere Feld mit 3 Sekunden; eine Gewinnspielkarte mit Lösungswort und Einwilligung liegt bei 66 Sekunden ohne Handschriftzuschlag. Aus diesen Sekunden wird nach dem Muster der feste Preis je Datensatz.
Was gehört in die Feldvorgabe eines Verlags? Die Abo-Variante als Code (Jahresabo, Probeabo, Geschenkabo, Studentenabo), der Aktionscode aus dem Kartenaufdruck, die gewählte Prämie, die Zahlungsart und jede Einwilligung als eigene Spalte mit 1 oder 0. Wichtig sind die Regeln für die typischen Sonderfälle im Leserservice: Beim Geschenkabo stehen Besteller und Empfänger in getrennten Spaltenblöcken, ein fehlendes Einwilligungskreuz wird zu 0 und nie ergänzt, eine unvollständige Anschrift wandert mit Kennzeichnung U in die Fehlerliste. Wie Sie diese Liste aufbauen, zeigt der Ratgeber Feldvorgabe schreiben; den Begriff erklärt das Lexikon unter Feldvorgabe.
Wie werden Leserumfragen erfasst? Geschlossene Fragen werden nach Ihrer Kodierliste zu Zahlen, Skalen bleiben Zahlen, Mehrfachnennungen bekommen je Antwortmöglichkeit eine Spalte, offene Antworten tippen wir wortgetreu ab. Für einen Umfragebogen mit 20 bis 40 Feldern gilt 0,90 € – 2,50 € je Fragebogen (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Die Ergebnisse werten wir nicht aus: Sie erhalten eine auswertbare Tabelle, die Ihre Anzeigenabteilung oder Ihr Institut weiterverarbeitet. Details stehen bei der Leistung Fragebögen und Umfragen erfassen.
Und was passiert mit Leserbriefen und alten Jahrgängen? Leserbriefe erfassen wir mit Absenderfeldern, Eingangsdatum, Heftbezug und einem Themencode aus Ihrer Liste; den Brieftext tippen wir unverändert nach Formatvorlage ab. Dasselbe gilt für Manuskripte und Altbestände aus dem Archiv, deren Seiten sich nicht automatisch lesen lassen: 1,50 € – 4,00 € je Normseite von 1.800 Zeichen (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Gekürzt oder umformuliert wird dabei nichts – siehe Texte abtippen und Dokumente formatieren.
Wie sind Leserdaten während der Erfassung geschützt? Vor der ersten Übergabe schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, benennen die Personen mit Zugriff und dokumentieren die technischen und organisatorischen Maßnahmen; die Vorlage kommt von uns oder von Ihnen. Erfasst wird ausschließlich an Büroarbeitsplätzen in unserer Zentrale Moravská Třebová – keine Heimarbeit, keine Unterauftragnehmer, benannte Personen mit Zugriff. Die Kartons einer Ausgabe liegen im verschlossenen Aktenbereich, die Ergebnisdatei geht über Ihren Übertragungsweg zurück. Was ein Verlag als Verantwortlicher dabei regeln sollte, steht ausführlich auf apool.de.
| Beleg | Felder und Besonderheiten |
|---|---|
| Abo-Bestellkarte (eingeheftet oder Beilage) | Anschrift, Abo-Variante als Code, Aktionscode, Prämie, Zahlungsart, Einwilligung 1/0; beim Geschenkabo zwei Anschriften in getrennten Spalten. |
| Leserumfrage auf Papier | Geschlossene Fragen als Codes nach Kodierliste, Skalen als Zahl, offene Antworten wortgetreu; Heftnummer als eigene Spalte. |
| Gewinnspielkarte aus dem Rätselteil | Name, Anschrift, E-Mail, Lösungswort, Einwilligung; ein unleserliches Lösungswort wird gekennzeichnet, nicht korrigiert. |
| Adressänderung und Kündigungskarte | Kundennummer, alte und neue Anschrift getrennt, Stichtag als TT.MM.JJJJ; fehlt die Kundennummer, steht der Beleg in der Fehlerliste. |
| Leserbrief und Zuschrift | Absender, Eingangsdatum, Heftbezug, Themencode aus Ihrer Liste, Brieftext unverändert nach Formatvorlage. |
Wann kommen die Karten, und wann sollte die Erfassung stehen? Der Rücklauf einer Abo-Aktion kommt in Wellen: der größte Teil in den ersten drei Wochen nach dem Erscheinungstag, Nachzügler noch Monate später. Geschenkabos häufen sich im November und Dezember, Leserumfragen liegen gern im Januar, Rätsel-Gewinnspiele enden mit dem Einsendeschluss. Wir empfehlen, Feldvorgabe und Muster vor dem Erscheinungstag abzustimmen und die Karten danach wöchentlich als Charge zu schicken; die Datei kommt dann ebenfalls je Charge zurück. Muss eine Welle schneller fertig sein als in 48 Stunden, rechnen wir 15 % Eilzuschlag (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Aus der Praxis
Ein Fachverlag aus Nordhessen ließ nach einer Abo-Aktion 11.500 Bestellkarten mit Anschrift, Abo-Variante, Aktionscode, Prämie und Einwilligung erfassen, gut zwei Drittel davon von Hand ausgefüllt. Die Kartons kamen auf 2 Paletten über rund 667 km aus dem Raum Kassel nach Moravská Třebová. Rechnerisch ergab das 1,6 Minuten je Karte, rund 298 Arbeitsstunden gesamt und 5.678 € einschließlich Spedition hin und zurück (768 €) – 49,4 ct je Datensatz (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Karten ohne Kundennummer oder mit unleserlicher Hausnummer standen gekennzeichnet in der Fehlerliste; der Leserservice hat sie am Telefon nachgefasst.
Nein, wir arbeiten nicht in Ihrem System. Sie bekommen eine Datei im Aufbau Ihrer Importvorlage, die Ihr Leserservice selbst einspielt – mit Fehlerliste, damit gekennzeichnete Karten vor dem Import geprüft werden können.
Ohne Kreuz steht im Feld 0, es wird nichts ergänzt. Zwei widersprüchliche Kreuze behandeln wir nach der Regel in Ihrer Feldvorgabe und vermerken den Fall in der Fehlerliste. Unleserliche Felder kennzeichnen wir statt zu raten – sie stehen in einer eigenen Fehlerliste zur Datei, damit Sie die Belege gezielt nachsehen können.
Bei einem Bogen mit 20 bis 40 geschlossenen Fragen und einer handschriftlichen offenen Antwort rechnet der Erfassungsrechner rund 127 Arbeitsstunden und 2.090 € gesamt, also 1,04 € je Fragebogen (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Den festen Preis nennen wir nach dem Muster; nachrechnen können Sie im Erfassungsrechner.
Vom nummerierten Karton über Feldvorgabe, Muster und Stichprobe bis zur Datei mit Fehlerliste: So läuft die Erfassung von Antwortkarten und Rückläufern Schritt für Schritt – mit Rechenbeispiel für 24.000 Karten.
Artikel lesenVersionen, Kodierliste, Skalen, Mehrfachnennungen, Filterfragen und offene Antworten: sieben Schritte vom Stapel Fragebögen zur Datenmatrix – mit Kodierlisten-Beispiel und Rechenbeispiel für 3.000 Bögen.
Artikel lesenWas passiert mit unleserlichen Hausnummern, „Str.“ und „Mueller“? Regeln für Kennzeichnung, Abkürzungen, Umlaute und Prüfstufe bei handschriftlichen Belegen – mit Kostenvergleich Druckschrift gegen Handschrift.
Artikel lesenNennen Sie Belegart, Menge, Felder je Beleg, Handschriftanteil, Zielformat und Termin: Sie erhalten den Preis je Datensatz nach Prüfstufe, den Mustertermin und den Übergabeweg für Belege oder Scans. Elisabeth Zachová spricht Deutsch, Mo–Fr 7:00–17:00 Uhr.
