Papierfragebögen in eine auswertbare Tabelle: Kodierliste, Skalen, offene Antworten

Aus Papierfragebögen wird eine auswertbare Tabelle, wenn jede Frage eine feste Spalte, jede Antwortmöglichkeit einen Code aus Ihrer Kodierliste und jeder fehlende Wert einen eigenen Code bekommt; offene Antworten schreiben wir wortgetreu ab. Ein Fragebogen mit 20 bis 40 Feldern und ein bis zwei offenen Fragen kostet 2026 0,90 € – 2,50 € je Bogen (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster), das Muster sehen Sie in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans. Wir erfassen, was angekreuzt und geschrieben wurde – die statistische Auswertung und jede Interpretation übernehmen wir nicht, die bleiben bei Ihnen oder Ihrem Institut. Die folgenden sieben Schritte führen vom Stapel Bögen zur fertigen Datenmatrix.

Schritt 1: Welche Fragebogenversion liegt vor?

Klingt banal, verursacht aber die meisten Rückfragen. Wurde der Bogen während der Erhebung überarbeitet, gibt es zwei oder drei Versionen mit verschobenen Fragen, geänderten Antwortvorgaben oder einer zusätzlichen Seite. Jede Version braucht ihre eigene Spaltenzuordnung, oder die Versionen werden auf eine gemeinsame Struktur abgebildet. Legen Sie uns von jeder Version ein leeres Exemplar bei und sagen Sie, woran man sie erkennt – Versionsvermerk in der Fußzeile, Farbe des Papiers, Anzahl der Seiten. In die Datei kommt eine eigene Spalte mit der Version.

Schritt 2: Wie sieht eine brauchbare Kodierliste aus?

Die Kodierliste, oft auch Codebuch genannt, übersetzt jede Antwort in einen Wert. Sie enthält je Variable den Spaltennamen, den Fragetext in Kurzform, die erlaubten Werte und die Codes für fehlende Angaben. Wichtig ist, dass „nicht beantwortet“, „weiß nicht“ und „trifft nicht zu, weil übersprungen“ unterschiedliche Codes bekommen – sonst lassen sie sich später nicht mehr trennen.

Das Beispiel ist erfunden. Übernehmen Sie das Prinzip: eine Zeile je Variable, feste Codes für jede Art von Lücke, und die Liste ist fertig, bevor der erste Bogen erfasst wird.

Schritt 3: Wie werden Skalen und Mehrfachnennungen erfasst?

Skalen werden als Zahl erfasst, und zwar so, wie die Kodierliste es vorgibt – auch wenn die Skala auf dem Papier von links nach rechts „gar nicht“ bis „sehr“ läuft und die Codes umgekehrt. Die Richtung legen Sie fest, nicht wir. Bei Mehrfachnennungen bekommt jede Antwortmöglichkeit eine eigene Spalte mit 1 oder 0. Eine einzige Spalte mit „2;4;5“ lässt sich in den meisten Statistikprogrammen nur mühsam weiterverarbeiten und ist deshalb nur auf ausdrücklichen Wunsch möglich.

Schwierig sind Kreuze zwischen zwei Kästchen und korrigierte Kreuze. Hier helfen feste Regeln: Ein durchgestrichenes Kreuz zählt nicht, ein Kreuz genau auf der Grenze wird als „nicht eindeutig“ codiert und in der Fehlerliste vermerkt. Wir entscheiden nicht, welches Kästchen „wohl gemeint“ war.

Schritt 4: Was passiert bei Filterfragen und Widersprüchen?

Befragte halten sich nicht immer an Sprunganweisungen. Wer „nie“ ankreuzt und trotzdem die Folgefragen beantwortet, liefert einen Widerspruch. Wir erfassen, was auf dem Papier steht, und kennzeichnen den Widerspruch, statt ihn aufzulösen. Ob die Folgeantworten später gelöscht oder behalten werden, ist eine methodische Entscheidung Ihres Projekts. Auf Wunsch hinterlegen wir die Filterlogik als Plausibilitätsregel in der Erfassungsmaske, damit jeder Widerspruch beim Speichern auffällt und zuverlässig markiert wird.

Schritt 5: Wie werden offene Antworten übernommen?

Wortgetreu, einschließlich Rechtschreibfehlern, Abkürzungen und Satzzeichen des Originals. Unleserliche Wörter erscheinen als [?], ganz unleserliche Antworten bekommen die Kennzeichnung „U“. Wir kürzen nicht, fassen nicht zusammen und ordnen offene Antworten keinen Kategorien zu – eine solche Kategorisierung wäre bereits Auswertung, und die machen wir nicht. Was Sie erhalten, ist der Text, so wie er auf dem Bogen steht, sauber einer Befragten-Nummer zugeordnet. Randnotizen außerhalb der Antwortfelder erfassen wir nur, wenn die Feldvorgabe eine eigene Spalte dafür vorsieht.

Schritt 6: Warum ist das Muster bei Fragebögen besonders wichtig?

Weil sich erst an echten Bögen zeigt, wie die Kodierliste in der Praxis funktioniert. Im Muster mit 50–100 Bögen tauchen fast immer Fälle auf, die niemand vorhergesehen hat: eine Antwort „teils, teils“ neben der Skala, ein selbst ergänztes Kästchen „Sonstiges“, eine Seite, die fehlt. Sie bekommen die Musterdatei zusammen mit einer Liste dieser Fälle und entscheiden, wie sie codiert werden. Gleichzeitig messen wir die Zeit je Bogen – die Grundlage für den festen Preis je Fragebogen.

Schritt 7: Was genau wird geliefert?

Die Datenmatrix im vereinbarten Format (Excel, CSV oder Ihre Vorlage) mit einer Zeile je Fragebogen und einer Spalte je Variable. Dazu die Fehlerliste mit Befragten-Nummer, Variable, Grund und Status, und eine kurze Zusammenfassung: Anzahl erfasster Bögen, Anzahl leerer oder unbrauchbarer Bögen, Anzahl Kennzeichnungen je Variable. Die Befragten-Nummer setzt sich wie bei jeder Charge aus Kartonnummer und laufender Nummer zusammen und steht auf Wunsch auch auf dem Papierbogen, damit Sie später gezielt nachsehen können.

Was kostet die Erfassung von 3.000 Fragebögen?

Ein Rechenbeispiel aus unserem Erfassungsrechner: Eine Hochschule hat 3.000 Bögen einer Teilnehmerbefragung, vier Seiten mit rund 30 geschlossenen Fragen und einer offenen Frage, ungefähr zur Hälfte handschriftlich ausgefüllt. Die offene Frage rechnen wir als eigenes Freitextfeld mit 40 Sekunden. Geprüft wird per Stichprobe von 10 %, die Bögen kommen per Paketdienst (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).

Viele offene Antworten mit langen Texten verschieben den Preis Richtung 2,50 € je Bogen, kurze Bögen mit reinen Kreuzfragen Richtung 0,90 €. Verbindlich wird der Preis nach dem Muster. Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster.

Was sollten Sie beim Datenschutz beachten?

Auch anonyme Fragebögen enthalten oft personenbeziehbare Angaben, etwa in offenen Antworten oder auf einem beigelegten Teilnahmeabschnitt. Wir erfassen nur die Felder, die in der Feldvorgabe stehen. Daten besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO – etwa Gesundheitsdaten oder Religionszugehörigkeit – erfassen wir nicht; solche Felder werden vor der Übergabe geschwärzt oder aus der Feldvorgabe gestrichen. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen wir vor der ersten Übergabe; was darin geregelt wird, beschreibt der Ratgeber Datenerfassung auslagern auf apool.de. Mehr zur Leistung finden Sie unter Fragebögen und Umfragen erfassen, zur Belegart unter Fragebogen und zu typischen Auftraggebern unter Marktforschung und Hochschulen.