Belegarten · Daten erfassen lassen
Aus einer Katalogseite oder einem Datenblatt wird bei uns eine Tabelle, die Ihr Shop oder Ihr ERP importieren kann: je Artikel eine Zeile mit Artikelnummer, Bezeichnung, Attributen, Einheit, Variante und Preis. Ein Artikeldatensatz mit rund zehn Attributen braucht etwa 2 Minuten. Der Preis liegt bei 45 ct bis 90 ct je Artikeldatensatz (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster), festgelegt nach einem Muster mit 50 Artikeln.
Richtwert 2026 45 ct – 90 ct je Datensatz · rund 2 Minuten je Beleg (Voreinstellung im Erfassungsrechner)
Katalogseiten ordnen Artikel meist in Tabellen: eine Kopfzeile mit Attributen wie Länge, Durchmesser, Werkstoff, Gewicht, Verpackungseinheit, darunter Zeilen je Ausführung. Datenblätter beschreiben dagegen einen einzigen Artikel ausführlich, mit technischen Werten im Fließtext, Fußnoten und Piktogrammen. Beide Formen kommen gedruckt, als PDF oder als Scan eines alten Katalogs, in dem sich der Text nicht markieren lässt.
Die Erfassung ist hier weniger ein Abtippen als ein Umordnen. Ein Attribut, das im Katalog in der Kopfzeile steht, muss in jede Artikelzeile; Einheiten stehen mal in der Spalte, mal im Wert; Varianten verstecken sich in Fußnoten. Handschrift gibt es praktisch keine – die Zeit steckt in der Zuordnung und in der Normierung nach Ihrer Vorgabe.
Die Vorlagen kommen von Händlern, die ein neues Sortiment in den Shop bringen und von ihren Lieferanten nur Kataloge oder PDF bekommen, von Herstellern, die Altdaten aus gedruckten Katalogen in eine Produktdatenbank übernehmen wollen, und von Einkaufsverbänden, die Datenblätter vieler Lieferanten in ein gemeinsames Format bringen. Die Menge hängt am Sortimentswechsel: Frühjahr und Herbst, vor Messen und vor dem Start eines neuen Shops.
Meist bekommen wir PDF-Dateien oder Scans über Ihren Übertragungsweg, seltener gedruckte Kataloge per Paketdienst. Wir arbeiten Seite für Seite und Kapitel für Kapitel, sodass Sie fertige Warengruppen früh in Teillieferungen bekommen.
| Feld | Format | Regel für Sonderfälle |
|---|---|---|
| Artikelnummer | Text, wie gedruckt | Nummer nur in der Kopfzeile: je Variante mit Suffix nach Ihrer Regel |
| Bezeichnung | Text, max. 80 Zeichen | länger: nach Ihrer Kürzungsregel, Originaltext in Zusatzspalte |
| Attribut (z. B. Länge) | Zahl ohne Einheit | Einheit abweichend: nach Vorgabe umrechnen, Kennzeichnung „E“ |
| Einheit | Code nach Ihrer Einheitenliste | Einheit fehlt: leer, Kennzeichnung „U“, nicht raten |
| Verpackungseinheit | ganze Zahl | Angabe „VE 10/100“: zwei Spalten nach Vorgabe |
| Preis | Zahl mit zwei Nachkommastellen | Preis auf Anfrage oder fehlt: leer, Kennzeichnung „P“ |
Sonderfälle und wie wir sie behandeln
Wir empfehlen die Stichprobe von 10 % durch eine zweite Person, ergänzt um Plausibilitätsregeln in der Erfassungsmaske: Zahlenfelder nehmen nur Zahlen an, Einheiten nur Werte aus Ihrer Liste, Preise nur mit zwei Nachkommastellen. Die zweite Person prüft vor allem die Zuordnung von Attributen zu Varianten, weil dort die typischen Fehler entstehen. Bei Preisen, die ohne weitere Prüfung in einen Shop gehen, bieten wir für die Preisspalte Doppelerfassung an. Den Zielwert unter 0,5 % für gedruckte Vorlagen nennen wir als Zielwert, nicht als Zusage.
Reaktionszeit
Eilaufträge auch am Wochenende und an Feiertagen – Zuschlag 25 %, Express unter 48 Stunden 15 % (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Aus der Praxis
Ein Werkzeughändler aus Oberösterreich übernahm das Sortiment eines Lieferanten, der nur einen gedruckten Katalog liefern konnte. 5.400 Artikel mit rund zehn Attributen und vier zusätzlichen Feldern für Varianten und Verpackungseinheiten kamen als Scans. Mit 2,2 Minuten je Artikel ergab das rund 198 Arbeitsstunden und 3.267 € insgesamt, also 60,5 ct je Artikeldatensatz (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Die Warengruppen gingen einzeln zur Freigabe an das Produktmanagement.
Richtwerte: Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster. Alle Preise netto zzgl. USt. – bei Leistungen an Unternehmen in Deutschland gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG), es fällt keine tschechische Mehrwertsteuer an.
Nein, wir arbeiten nicht in Ihrem Shop. Sie erhalten eine Importdatei nach Ihrer Vorlage; das Einlesen und die Bildpflege bleiben bei Ihnen.
Nein. Wir kürzen vorhandene Texte nach Regel oder teilen sie in Felder auf, schreiben aber keine eigenen Beschreibungen.
Nach einem Muster mit 50 Artikeln aus Ihrem Katalog: Wir messen die Sekunden je Datensatz und rechnen daraus den Preis innerhalb der Spanne 45 ct bis 90 ct (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Importvorlage, Attribute aus Fließtext, Einheiten und Dezimaltrennzeichen, Hauptartikel und Varianten, Preise und Artikeltexte: So kommen Katalogdaten sauber in Shop oder Warenwirtschaft.
Artikel lesenVon der Importvorlage über Pflichtfelder und Formate bis zu Kennzeichnungen wie U und [?]: So schreiben Sie eine Feldvorgabe, die ohne Rückfragen funktioniert – mit einer ausgefüllten Vorlage zum Übernehmen.
Artikel lesenNennen Sie Belegart, Menge, Felder je Beleg, Handschriftanteil, Zielformat und Termin: Sie erhalten den Preis je Datensatz nach Prüfstufe, den Mustertermin und den Übergabeweg für Belege oder Scans. Elisabeth Zachová spricht Deutsch, Mo–Fr 7:00–17:00 Uhr.
