Datenerfassung (manuell): Definition und Bedeutung bei der Datenerfassung

Was heißt Datenerfassung (manuell) in der Praxis?

Was ist hier mit Datenerfassung gemeint – und was nicht? Gemeint ist die Arbeit eines Menschen, der einen Beleg ansieht und jede Angabe in das passende Feld einer Datei schreibt: die Anschrift von der Antwortkarte, die Positionen vom Bestellschein, die Kreuze aus dem Fragebogen, die Attribute aus der Katalogseite. Im Deutschen steht dasselbe Wort auch für ganz andere Aufgaben. Nicht gemeint sind Daten aus Maschinen, Arbeitszeiten oder Messgeräten, und wir verkaufen auch keine Geräte, mit denen Sie Papier einlesen. Unser Prinzip ist schlicht: Sie scannen, wir tippen – oder Sie schicken das Papier gleich im Karton.

Wann ist Erfassen von Hand 2026 die richtige Wahl? Immer dann, wenn die Vorlagen uneinheitlich sind: Handschrift, Freitext, mehrere Formularversionen in einem Karton, Visitenkarten mit jeweils anderem Aufbau oder Scans, die sich nicht automatisch lesen lassen. Ein Mensch sieht, dass ein Kreuz zwischen zwei Kästchen sitzt, und behandelt es nach der vereinbarten Regel. Eine einfache Antwortkarte braucht bei uns rund 60 Sekunden, jedes handschriftliche Freitextfeld etwa 40 Sekunden zusätzlich. Daraus ergibt sich der Preis je Datensatz: 20 ct – 45 ct für Anschrift und wenige gut lesbare Felder, 45 ct – 90 ct bei Handschrift und Freitext (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).

Wie läuft eine Datenerfassung bei APOOL WERKE ab? Am Anfang steht die Feldvorgabe, danach folgt ein Muster mit 50–100 Datensätzen – in der Regel am zweiten Tag nach Eingang der Belege oder Scans. Nach Ihrer Freigabe erfassen wir Karton für Karton als eigene Charge; eine zweite Person kontrolliert im Rahmen der Vier-Augen-Prüfung eine Stichprobe von 10 %. Sie erhalten die Datei als Excel, CSV oder Ihre Vorlage zusammen mit einer Fehlerliste. Gearbeitet wird an Büroarbeitsplätzen in der Zentrale in Moravská Třebová, Tschechien, mit zwei Bildschirmen: links der Beleg, rechts die Datei. Einen Überblick über alle Leistungen gibt die Seite Textverarbeitung und Datenerfassung.

Welche Regeln gelten für personenbezogene Daten? Vor der ersten Übergabe schließen beide Seiten einen AV-Vertrag, und wir benennen die Personen mit Zugriff. Was ein solcher Vertrag im Einzelnen enthält, steht ausführlich im Ratgeber „Datenerfassung auslagern – DSGVO-konform“ auf apool.de. Die Projektdaten löschen wir 30 Tage nach Ihrer Abnahme und bestätigen die Löschung schriftlich. Inhalte beurteilen wir dabei nicht: Übertragen wird, was auf dem Beleg steht, ohne Auswertung und ohne Ergänzung aus anderen Quellen.