Fehlerquote: Definition und Bedeutung bei der Datenerfassung

Was heißt Fehlerquote in der Praxis?

Je Feld oder je Datensatz – worauf bezieht sich die Quote? Das macht einen großen Unterschied, deshalb legen wir es vorher fest. Ein Beispiel: In einer Stichprobe von 500 Belegen mit je 8 Feldern weichen 12 Felder vom Beleg ab, verteilt auf 11 Datensätze. Je Feld ergibt das 0,3 %, je Datensatz dagegen 2,2 %. Beide Zahlen beschreiben dieselbe Arbeit. Wir melden die Quote je Feld und nennen auf Wunsch zusätzlich die Zahl der betroffenen Datensätze.

Welche Zielwerte gelten 2026? Für gedruckte Vorlagen peilen wir weniger als 0,5 % falsche Felder an, für handschriftliche Belege weniger als 2 % – jeweils als Zielwert, der im Angebot steht. Wir versprechen keine Fehlerquote und keinen Termin als Garantie, sondern einen nachvollziehbaren Prozess: Muster mit Freigabe, Vier-Augen-Prüfung, Fehlerliste zur Datei und Löschbestätigung. Die tatsächliche Quote jeder Charge steht in der täglichen Meldung, sodass Sie Abweichungen sehen, solange die Erfassung noch läuft. Gemessen wird immer an Feldern, die tatsächlich gegen den Originalbeleg geprüft wurden, nicht an einer Schätzung über die ganze Menge.

Ist ein unleserliches Feld ein Fehler? Nein. Ein Feld, das wir nicht sicher lesen können, bekommt die vereinbarte Kennzeichnung, etwa „U“, und steht in der Fehlerliste. Das ist eine Information für Sie, keine falsche Eingabe. Deshalb weisen wir den Anteil gekennzeichneter Felder getrennt aus. Bei einem Stapel mit schwer lesbarer Handschrift kann dieser Anteil spürbar über der eigentlichen Fehlerquote liegen – ein Hinweis darauf, dass die Belege selbst schwierig sind.

Wie lässt sich die Quote senken? Mit einer klaren Feldvorgabe, Regeln in der Maske über die Plausibilitätsprüfung und bei kritischen Feldern mit der Doppelerfassung. Wie sich Handschrift, Abkürzungen und Umlaute auf die Quote auswirken, beschreibt der Ratgeber Handschrift erfassen.